Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für Verträge zwischen der Bavariaphone24 Vertrieb & Service GmbH, Starnberger Str. 30, 82343 Pöcking, Deutschland, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 312140 (im Folgenden „wir“ oder „uns“), und ihren Kunden (im Folgenden „Kunde“ oder „Sie“) über die Nutzung der Software DokuFetch. DokuFetch ist ein Angebot der Bavariaphone24 Vertrieb & Service GmbH.

1. Geltungsbereich und Abwehrklausel

Diese AGB (Teil A) regeln die Nutzung der Software DokuFetch als Software-as-a-Service über das Internet einschließlich der kostenlosen Testphase. Für Einrichtungsleistungen, Portal-Service, Beleg-Service, Premium-Support und Service-Aufträge gelten ergänzend die Bedingungen für Einrichtung und Service (Teil B).

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB schließen wir nicht. Mit der Registrierung und mit jeder Bestellung bestätigen Sie, dass Sie in Ausübung Ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Wir können einen Nachweis verlangen, etwa durch Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eines Registerauszugs. Ein Widerrufsrecht für Verbraucher besteht nicht.

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen oder Leistungen in Kenntnis solcher Bedingungen vorbehaltlos erbringen. Sie gelten nur, wenn wir ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zustimmen.

2. Vertragsbestandteile und Rangfolge

Vertragsbestandteile sind in folgender Rangfolge:

• die Bestellung oder Auftragsbestätigung einschließlich der dort genannten Leistungsbeschreibung von Paket, Modulen und Zusatzpaketen sowie gegebenenfalls die Aktionsbedingungen einer Aktion, an der Sie teilnehmen
• die Preisliste in der zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Fassung
• die Bedingungen für Einrichtung und Service (Teil B), soweit Sie solche Leistungen beauftragen
• diese AGB (Teil A)

Bei Widersprüchen geht die jeweils vorrangige Regelung vor. Für alle Fragen des Datenschutzes und der Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrem Auftrag geht die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung allen anderen Vertragsbestandteilen vor. Individuelle Vereinbarungen haben stets Vorrang (§ 305b BGB).

Die Preisliste ist in der Anwendung unter app.dokufetch.de/rechtstexte/preisliste auch ohne Anmeldung abrufbar; einen Überblick gibt die Seite Preise. Die bei Ihrer Bestellung bestätigten Fassungen der Vertragstexte speichern wir mit Ihrer Bestellung.

3. Registrierung und Benutzerkonto

Die Nutzung setzt eine Registrierung voraus. Dabei geben Sie den Namen Ihres Unternehmens, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort an und bestätigen Ihre E-Mail-Adresse über den Link, den wir Ihnen senden. Wer sich registriert, versichert, berechtigt zu sein, für das angegebene Unternehmen zu handeln. Sie halten Ihre Angaben aktuell.

Mit der Registrierung kommt ein Vertrag über die kostenlose Testphase nach Ziffer 4 zustande; zugleich schließen Sie die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab. Ein Anspruch auf Registrierung besteht nicht.

Die registrierende Person wird Inhaber des Unternehmenskontos. Inhaber und Administratoren können weitere Benutzer einladen und ihnen Rollen zuweisen. Bestellungen, Tarifwechsel und Kündigungen kann nur ein Inhaber vornehmen.

4. Kostenlose Testphase

Neukunden können DokuFetch 30 Tage kostenlos testen. Zahlungsdaten sind dafür nicht erforderlich. In der Testphase stehen alle Module zur Verfügung, mit einem Kontingent von 300 Rechnungen und im Übrigen mit den Kontingenten des Pakets Team laut Preisliste.

Die 30 Tage beginnen mit der Registrierung. Haben Sie den Einrichtungs-Assistenten begonnen, läuft die Testphase bis zu seinem Abschluss nicht ab; die 30 Tage beginnen dann mit dem Live-Start, also mit dem Abschluss des Einrichtungs-Assistenten, spätestens jedoch mit dem 60. Tag nach der Registrierung. Vor dem Ende der Testphase weisen wir Sie per E-Mail darauf hin. Wir können die Testphase im Einzelfall verlängern; ein Anspruch darauf besteht nicht.

Die Testphase geht nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Vertrag über. Ein kostenpflichtiger Vertrag entsteht nur durch eine Bestellung nach Ziffer 5.

Nach dem Ende der Testphase bleibt Ihr Zugang lesbar und Sie können Ihre Daten exportieren. Neue Eingänge nehmen wir weiter an; die automatische Verarbeitung wartet, bis Sie einen Tarif bestellen. Bestellen Sie keinen Tarif, löschen wir alle Daten Ihres Unternehmens 120 Tage nach dem Ende der Testphase (Ziffer 13).

Während der Testphase überlassen wir DokuFetch unentgeltlich. Wir haften in dieser Zeit abweichend von Ziffer 15 nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für arglistig verschwiegene Mängel, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit und nach dem Produkthaftungsgesetz. Bei Missbrauch können wir die Testphase vorzeitig beenden.

5. Vertragsschluss

Ein kostenpflichtiger Vertrag kommt auf einem der folgenden Wege zustande:

• Online-Bestellung: Ein Inhaber wählt in der Anwendung Paket, Module, Zusatzpakete und Zahlungsart, bestätigt die Vertragstexte und schließt die Bestellung mit der Schaltfläche zur zahlungspflichtigen Bestellung ab. Damit geben Sie ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt zustande, wenn wir den bestellten Tarif freischalten; darüber informieren wir Sie in der Anwendung und per E-Mail.
• Bestellvorschlag: Wir hinterlegen auf Ihren Wunsch einen Bestellvorschlag in Ihrem Konto. Ein Inhaber prüft ihn und bestätigt ihn innerhalb der angegebenen Gültigkeitsdauer; für die Bestätigung und den Vertragsschluss gilt die Online-Bestellung entsprechend.
• Auftrag per Telefon oder E-Mail: Sie erteilen uns durch eine vertretungsberechtigte Person einen Auftrag. Wir richten den Vertrag ein und senden Ihnen eine Auftragsbestätigung mit Paket, Modulen, Preisen, Laufzeit und den Versionen der geltenden Vertragstexte. Der Vertrag kommt mit Zugang der Auftragsbestätigung zustande, soweit sie Ihrem Auftrag entspricht. Weicht sie ab, bitten wir Sie um unverzügliche Mitteilung in Textform; zu den abweichenden Bedingungen kommt der Vertrag erst mit Ihrer Bestätigung zustande. Bei der nächsten Anmeldung bestätigt ein Inhaber oder Administrator die Vertragstexte in der Anwendung. Wir dokumentieren Weg, Datum und Ansprechpartner des Auftrags. Bei diesem Weg zahlen Sie per Überweisung (Ziffer 10); Sie können im Konto auf eine andere Zahlungsart umstellen.

Vertragssprache ist Deutsch. Die Fassungen der Vertragstexte, denen Sie zugestimmt haben, speichern wir unverändert. Sie können sie in Ihrem Konto unter Einstellungen › Tarif & Vertrag jederzeit ansehen, ausdrucken und speichern; auf Anforderung senden wir sie Ihnen in Textform.

6. Leistungen

6.1 Gegenstand

Wir stellen Ihnen DokuFetch für die Dauer des Vertrags zur Nutzung über das Internet bereit. DokuFetch ist eine webbasierte Anwendung zum Empfang, zur Erfassung, zum Auslesen, zur Prüfung, Freigabe, Ablage und Weitergabe von Eingangsrechnungen und anderen Dokumenten. Je nach gebuchtem Umfang umfasst DokuFetch weitere Funktionen, etwa den Abruf aus Postfächern und Lieferantenportalen, die Bankanbindung und den Zahlungsabgleich, die Verwaltung von Verträgen, Tickets und Korrespondenz, Ausgangsrechnungen, Schnittstellen zu DATEV und Lexware Office, die Ablage auf externen Speichern und eine Programmierschnittstelle. Den genauen Umfang beschreiben Bestellung, Leistungsbeschreibung und Preisliste.

Die Anwendung wird auf Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Übergabepunkt ist der Internet-Anschluss dieses Rechenzentrums. Für Ihren Internetzugang, Ihre Endgeräte und einen aktuellen Browser sorgen Sie selbst. Eine Überlassung der Software zur Installation oder des Quellcodes schulden wir nicht. Wir dürfen zur Erbringung unserer Leistungen Dritte einsetzen; für Unterauftragsverarbeiter gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

6.2 Pakete, Module, Zusatzpakete und Kontingente

Wir bieten die Pakete Solo, Team, Business und Complete an. Jedes Paket enthält bestimmte Module und Kontingente, insbesondere für Benutzer, Rechnungen, Lieferantenportale, KI-Seiten und Speicher. Zusätzlich können Sie Module und Zusatzpakete buchen. Maßgeblich ist der Umfang laut Bestellung und Preisliste.

Kontingente für Rechnungen und KI-Seiten gelten je Kalendermonat; nicht genutzte Mengen werden nicht in den Folgemonat übertragen. Eingehende Belege weisen wir nie wegen eines erreichten Kontingents ab, und gespeicherte Dokumente löschen wir nie wegen eines erreichten Kontingents.

6.3 Mehrverbrauch und automatische Erweiterung

Ist das Kontingent für Rechnungen oder KI-Seiten eines Monats erreicht, gilt Folgendes: Haben Sie in den Einstellungen „Automatisch weiter“ gewählt, verarbeitet DokuFetch weiter und wir berechnen den Mehrverbrauch zu den Preisen der Preisliste. Andernfalls wartet die Verarbeitung bis zum nächsten Monat oder bis Sie ein Zusatzpaket buchen; neue Eingänge werden weiter angenommen.

Übersteigt der belegte Speicher das Kontingent, berechnen wir stets je angefangenem Gigabyte über dem Kontingent den Preis laut Preisliste. Maßgeblich ist der höchste Stand des Monats. Dateien des Datenexports zählen nicht zum belegten Speicher.

Auf Ihre ausdrückliche Beauftragung in den Einstellungen bucht DokuFetch bei Erreichen einer von Ihnen gewählten Schwelle ein von Ihnen gewähltes Zusatzpaket hinzu, höchstens bis zu den von Ihnen festgelegten Obergrenzen. Einzelheiten regelt die Preisliste.

6.4 Verfügbarkeit und Wartung

Wir streben eine Verfügbarkeit der Anwendung am Übergabepunkt von 99,5 Prozent im Jahresmittel an. Dieser Zielwert ist keine Garantie. Nicht berücksichtigt werden angekündigte Wartungsarbeiten, Störungen außerhalb unseres Einflussbereichs (insbesondere Störungen des Internets, höhere Gewalt nach Ziffer 18 und Angriffe, die trotz angemessener Schutzmaßnahmen erfolgen) sowie Störungen von Diensten Dritter nach Ziffer 6.7.

Geplante Wartungsarbeiten kündigen wir vorher an und führen sie nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch. Dringende Sicherheitsmaßnahmen können wir ohne Ankündigung durchführen.

6.5 Support

Unser Support ist per E-Mail an hallo@dokufetch.de und über das Kundenkonto an Werktagen erreichbar; Werktage sind Montag bis Freitag mit Ausnahme der gesetzlichen Feiertage in Bayern. Mit dem Zusatzpaket Premium-Support und im Paket Complete rufen wir Sie auf eine Anfrage, die an einem Werktag bis 15 Uhr eingeht, am selben Werktag zurück; Einzelheiten regelt Teil B.

6.6 Programmierschnittstelle (API)

Mit dem Modul API Basic können Sie bis zu 60 Anfragen je Minute und 1.000 Anfragen je Tag stellen, mit dem Modul API Pro (Professional) bis zu 600 Anfragen je Minute und 5.000 Anfragen je Tag. Darüber hinausgehende Anfragen werden vorübergehend abgewiesen. Den API-Schlüssel halten Sie geheim.

6.7 Anbindung von Systemen Dritter

Verbindungen zu Systemen Dritter – etwa DATEV, Lexware Office, Postfächern bei Microsoft oder Google, Lieferantenportalen, Banken über einen Kontoinformationsdienst, externen Ablagen und Webhooks – hängen von der Verfügbarkeit und den Schnittstellen dieser Dritten ab. Deren Verfügbarkeit schulden wir nicht. Ändert ein Dritter seine Schnittstelle oder sein Portal, passen wir DokuFetch in angemessener Zeit an, soweit dies mit vertretbarem Aufwand möglich ist. Für die Nutzung der Systeme Dritter benötigen Sie eigene Verträge mit diesen Anbietern.

Lieferantenportale ruft DokuFetch nur mit den Zugangsdaten ab, die Sie selbst hinterlegen. Sie stellen sicher, dass Sie zur Nutzung des Portals und zum automatisierten Abruf berechtigt sind. Sicherheitsabfragen wie Captchas umgeht DokuFetch nie; verlangt ein Portal eine solche Abfrage, informieren wir Sie, damit Sie sie selbst beantworten können.

6.8 KI-Funktionen und Vorschläge

KI-Funktionen nutzt DokuFetch nur, wenn ein Inhaber oder Administrator sie mit Einwilligung einschaltet. Ausgelesene Daten, KI-Ergebnisse, Kontierungsvorschläge und Vorschläge zum Zahlungsabgleich sind Vorschläge. Sie prüfen sie vor Freigabe, Buchung und Zahlung. DokuFetch erbringt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

6.9 Weiterentwicklung und Leistungsänderungen

Wir entwickeln DokuFetch laufend weiter. Wir können Funktionen ändern, wenn dies für Sie unter Berücksichtigung Ihrer Interessen zumutbar ist, insbesondere wegen technischer Entwicklungen, geänderter Rechtslage, Sicherheitsanforderungen oder geänderter Schnittstellen Dritter. Wesentliche Funktionen Ihres gebuchten Umfangs entfallen dadurch nicht. Beeinträchtigt eine Änderung Ihre Nutzung mehr als nur unerheblich, kündigen wir sie mindestens sechs Wochen vorher in Textform an; Sie können den Vertrag dann zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung kündigen.

7. Pflichten des Kunden

• Sie halten Passwörter und sonstige Zugangsdaten geheim, vergeben Rollen und Rechte sorgfältig und informieren uns unverzüglich, wenn Sie einen Missbrauch Ihres Kontos vermuten. Wir empfehlen die Zwei-Faktor-Anmeldung; Inhaber und Administratoren können sie für alle Benutzer verbindlich machen.
• Für Handlungen der Benutzer Ihres Kontos sind Sie verantwortlich.
• Sie bringen nur Inhalte ein, zu deren Verarbeitung Sie berechtigt sind, und keine rechtswidrigen Inhalte oder Schadsoftware.
• Für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihren Inhalten sind Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; insbesondere stellen Sie die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Information der betroffenen Personen sicher.
• Zugangsdaten zu Postfächern, Lieferantenportalen, Banken und anderen Systemen sowie Einwilligungen geben Sie selbst ein, auch wenn unser Team Sie bei der Einrichtung unterstützt.
• Sie bleiben für eine ordnungsmäßige Buchführung, für die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), für Ihre Aufbewahrungspflichten und für Ihre Verfahrensdokumentation verantwortlich. DokuFetch unterstützt Sie dabei.
• Sie exportieren vor Vertragsende die Daten, die Sie für Ihre Aufbewahrungspflichten weiter benötigen (Ziffer 13).
• Sie melden Mängel und Störungen unverzüglich (Ziffer 14).
• Sie nutzen DokuFetch nur im vertraglich vorgesehenen Umfang. Untersagt sind insbesondere das Umgehen technischer Schutzmaßnahmen und Nutzungsgrenzen, Lasttests und automatisierte Massenabfragen außerhalb der Programmierschnittstelle, das Zurückentwickeln der Software, soweit es nicht nach § 69e UrhG erlaubt ist, sowie die Überlassung an Dritte außerhalb der in DokuFetch vorgesehenen Einladung von Benutzern.

8. Nutzungsrechte und Daten

Wir räumen Ihnen für die Dauer des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, DokuFetch im gebuchten Umfang für Ihre geschäftlichen Zwecke über das Internet zu nutzen und von Ihren Benutzern nutzen zu lassen.

Ihre Inhalte bleiben Ihre Inhalte. Sie räumen uns die Rechte ein, die wir benötigen, um sie nach diesem Vertrag und Ihren Einstellungen zu speichern, zu verarbeiten und weiterzugeben.

Zur Verbesserung von DokuFetch für alle Kunden dürfen wir folgende Angaben ohne Angaben zu Privatpersonen plattformweit nutzen: Name, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Absender-Domain von Lieferanten, die juristische Personen oder Handelsgesellschaften mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind und auf freigegebenen Rechnungen von mindestens drei Kunden erscheinen, nie aber Bankdaten oder Beträge; technische Anleitungen zum Abruf aus Lieferantenportalen ohne Zugangsdaten; Logos von Lieferanten, die diese auf ihren öffentlichen Websites bereitstellen.

9. Preise und Preisänderungen

Es gelten die Preise der Preisliste in der bei Ihrer Bestellung gültigen Fassung; das gilt auch für die Preise für Mehrverbrauch. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Wir können die Preise mit einer Ankündigung von mindestens sechs Wochen in Textform zum Ersten eines Kalendermonats ändern. Bei einer Preiserhöhung können Sie den Vertrag bis zum Tag vor ihrem Wirksamwerden mit Wirkung zu diesem Zeitpunkt kündigen; auf dieses Sonderkündigungsrecht weisen wir in der Ankündigung hin. Bei Jahreszahlung bleibt der Preis für das bereits bezahlte Jahr unverändert; eine Änderung wirkt frühestens ab dem folgenden Jahr.

10. Abrechnung und Zahlung

• Paket, Module und fest gebuchte Zusatzpakete rechnen wir monatlich im Voraus zum Ersten des Kalendermonats ab. Den ersten Monat berechnen wir taggenau anteilig ab der Freischaltung.
• Bei Jahreszahlung berechnen wir zwölf Monate im Voraus zum ermäßigten Preis laut Preisliste; die Mindestlaufzeit beträgt dann zwölf Monate. Die Umstellung von Jahres- auf Monatszahlung wird zum Ende des bezahlten Jahres wirksam.
• Mehrverbrauch rechnen wir monatlich nachträglich ab.
• Einmalige Leistungen berechnen wir nach ihrer Erbringung. Die Schnellstart-Einrichtung berechnen wir, wenn Sie sie zusammen mit einem Tarif buchen, mit der ersten Rechnung.
• Rechnungen stellen wir elektronisch im Kundenkonto bereit und senden sie per E-Mail. Sie sind mit der elektronischen Rechnungsstellung einverstanden.
• Zahlungsarten sind die im Bestellvorgang angebotenen: die SEPA-Firmenlastschrift, die SEPA-Basislastschrift, PayPal und die Firmenkreditkarte (abgewickelt über PayPal). Die Zahlung per Überweisung ist nur bei einem Auftrag per Telefon oder E-Mail nach Ziffer 5 vorgesehen.
• SEPA-Firmenlastschrift: Sie erteilen ein Mandat für ein Geschäftskonto, reichen es bei Ihrer Bank ein und laden die Bestätigung Ihrer Bank in DokuFetch hoch. Für Rechnungen, die nach der Bankbestätigung erstellt und per Firmenlastschrift eingezogen werden, gewähren wir einen Skonto in der in der Preisliste genannten Höhe. Bis zur Bankbestätigung zahlen Sie über das gewählte Übergangszahlungsmittel (SEPA-Basislastschrift vom selben Konto, PayPal oder Firmenkreditkarte).
• Kreditkarten akzeptieren wir nur, wenn es sich um Firmenkarten handelt. Kartendaten speichert ausschließlich PayPal. Ein Entgelt für eine Zahlungsart erheben wir nur, wenn es in der Preisliste ausgewiesen und gesetzlich zulässig ist.
• Rechnungsbeträge sind an dem in der Rechnung genannten Fälligkeitstag fällig: bei PayPal und Firmenkreditkarte am Tag der Rechnungsstellung, bei Lastschrift nach der in der Preisliste genannten Zahl von Bankarbeitstagen, bei Überweisung nach Ablauf des in der Preisliste genannten Zahlungsziels. Bei Zahlung per Lastschrift ist die Rechnung zugleich die Vorabankündigung (Pre-Notification) mit Betrag, Fälligkeitstag, Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz; die Frist für die Vorabankündigung wird auf die in der Preisliste genannte Zahl von Bankarbeitstagen vor dem Fälligkeitstag verkürzt. Der Einzug erfolgt am Fälligkeitstag. Sie sorgen für ausreichende Deckung.
• Bei PayPal und Firmenkreditkarte belasten wir den Rechnungsbetrag unmittelbar nach Rechnungsstellung über das hinterlegte Zahlungsmittel. Schlägt eine Belastung fehl oder widerrufen Sie die Zahlungsvereinbarung, hinterlegen Sie unverzüglich ein anderes Zahlungsmittel.
• Bei Zahlung per Überweisung ist der Rechnungsbetrag bis zu dem in der Rechnung genannten Fälligkeitstag zu zahlen.

11. Zahlungsverzug

Zahlen Sie bei Fälligkeit nicht, erhalten Sie eine Zahlungserinnerung und danach eine Mahnung. Sie geraten nach den gesetzlichen Vorschriften in Verzug, spätestens mit Zugang der Mahnung.

Ab Verzug schulden Sie Verzugszinsen in Höhe von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) und je Forderung eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB), die auf einen Schadensersatz wegen Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet wird. Für eine von Ihnen zu vertretende Rücklastschrift oder Rückbelastung erstatten Sie die uns tatsächlich entstandenen Bankentgelte. Mahngebühren erheben wir nicht. Die Geltendmachung eines weiteren Verzugsschadens bleibt vorbehalten.

Ist ein Rechnungsbetrag mehr als 30 Tage überfällig, können wir den Zugang nach vorheriger Ankündigung in Textform auf Lesezugriff beschränken, bis die offenen Beträge bezahlt sind. Ihre Daten bleiben erhalten; Ihre Zahlungspflicht besteht fort.

Sind Sie mit Entgelten in Höhe von mindestens zwei Monatsentgelten in Verzug, können wir den Vertrag außerordentlich ohne Einhaltung einer Frist kündigen.

12. Laufzeit, Kündigung und Tarifwechsel

• Der Vertrag beginnt mit der Freischaltung. Die Mindestlaufzeit beträgt einen Monat, bei Jahreszahlung zwölf Monate und bei Teilnahme an einer Aktion die in den Aktionsbedingungen genannte Mindestlaufzeit.
• Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag jeweils um einen Monat, bei Jahreszahlung um jeweils zwölf Monate, wenn er nicht gekündigt wird.
• Sie und wir können mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende kündigen, bei Jahreszahlung mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende des jeweils bezahlten Jahres, jeweils frühestens zum Ablauf der Mindestlaufzeit.
• Die Kündigung erklären Sie als Inhaber im Kundenkonto oder in Textform an hallo@dokufetch.de. Wir bestätigen die Kündigung. Bis zum Vertragsende können Sie eine Kündigung zurücknehmen; der Vertrag läuft dann unverändert weiter.
• Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere bei einem Zahlungsverzug nach Ziffer 11 oder bei schwerwiegenden Verstößen gegen Ziffer 7 vor, die Sie trotz Abmahnung nicht abstellen.
• Upgrades (höheres Paket, zusätzliche Module oder Zusatzpakete) werden nach Ihrer Wahl sofort wirksam, dann berechnen wir die anteilige Differenz bis zum Monatsende, oder zum nächsten Monatsersten.
• Downgrades (kleineres Paket, Abbestellung von Modulen) werden zum frühesten Kündigungstermin wirksam. Reduzieren Sie nur Zusatzpakete bei unverändertem Paket und unveränderten Modulen, wird dies zum nächsten Monatsersten wirksam.
• Eine Reduzierung unter Ihre tatsächliche Nutzung ist nicht möglich; verringern Sie zuvor die Nutzung, zum Beispiel durch Entfernen von Benutzern oder Portalen.
• Entfallen durch eine Änderung Funktionen, zeigen wir Ihnen diese vorher an und Sie bestätigen den Wegfall. Mit dem Wirksamwerden löschen wir die für diese Funktionen gespeicherten Zugangsdaten. Ihre Dokumente bleiben erhalten.

13. Vertragsende, Datenexport und Löschung

Sie können Ihre Daten jederzeit vollständig und kostenlos exportieren. Der Export enthält alle Originaldateien mit ihren Versionen, die E-Mails und alle Datensätze Ihres Unternehmens als Tabellen in gängigen Formaten; Kennwörter und Zugangsdaten sind aus Sicherheitsgründen nicht enthalten. Exportdateien zählen nicht zum belegten Speicher und werden 14 Tage nach ihrer Erstellung gelöscht; einen neuen Export können Sie jederzeit erstellen.

Nach Vertragsende – ebenso nach dem Ende einer Testphase ohne Bestellung – können Sie mindestens 30 Tage lesend auf Ihre Daten zugreifen und sie exportieren. 120 Tage nach dem Ende löschen wir alle Daten Ihres Unternehmens unwiderruflich. Unsere Datensicherungen werden rollierend überschrieben und sind höchstens 30 Tage alt; die Daten sind daher spätestens 30 Tage nach der Löschung auch dort nicht mehr vorhanden.

Für die Erfüllung Ihrer Aufbewahrungspflichten sorgen Sie durch einen rechtzeitigen Export. Bei uns verbleiben nur unsere eigenen Vertrags- und Abrechnungsunterlagen (insbesondere Firmenangaben, Verträge, Bestellungen mit Zustimmungsnachweisen, Rechnungen, Lastschriftmandate und Zahlungen) für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, längstens zehn Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres der Löschung.

14. Mängel

Wir erhalten DokuFetch während der Vertragslaufzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand. Mängel melden Sie unverzüglich in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung. Wir beseitigen gemeldete Mängel in angemessener Frist; dies kann auch durch eine zumutbare Umgehungslösung geschehen.

Kein Mangel sind Beeinträchtigungen, die auf Systemen Dritter nach Ziffer 6.7, auf einer nicht vertragsgemäßen Nutzung oder auf Ihrer technischen Umgebung beruhen.

Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden sind (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen. Im Übrigen bleiben Ihre gesetzlichen Rechte, insbesondere die Minderung, unberührt. Wegen Nichtgewährung des vertragsgemäßen Gebrauchs können Sie erst kündigen, wenn wir den Mangel nicht innerhalb einer von Ihnen gesetzten angemessenen Frist beseitigt haben, es sei denn, die Fristsetzung ist nach § 543 Abs. 3 Satz 2 BGB entbehrlich.

15. Haftung

Wir haften unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, im Rahmen einer übernommenen Garantie, für arglistig verschwiegene Mängel und nach dem Produkthaftungsgesetz.

Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Sie regelmäßig vertrauen dürfen. In diesem Fall ist unsere Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Die verschuldensunabhängige Haftung nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist nach Ziffer 14 ausgeschlossen. Für die kostenlose Testphase gilt Ziffer 4. Im Übrigen ist unsere Haftung ausgeschlossen. Diese Regelungen gelten auch für die persönliche Haftung unserer Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen.

16. Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln alle vertraulichen Informationen der anderen Partei, die sie im Zusammenhang mit dem Vertrag erhalten, vertraulich und nutzen sie nur für die Durchführung des Vertrags. Vertraulich sind insbesondere Ihre Inhalte in DokuFetch, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie Informationen, die als vertraulich bezeichnet oder erkennbar vertraulich sind.

Die Pflicht gilt nicht für Informationen, die ohne Verstoß gegen diese Pflicht öffentlich bekannt sind, die der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren oder von ihr unabhängig entwickelt wurden, oder die aufgrund gesetzlicher Pflichten oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offengelegt werden müssen.

Beide Parteien verpflichten ihre Mitarbeiter und Beauftragten entsprechend. Die Pflicht gilt während der Vertragslaufzeit und fünf Jahre über ihr Ende hinaus, für Geschäftsgeheimnisse so lange, wie sie geheim sind.

17. Datenschutz

Personenbezogene Daten in Ihren Inhalten verarbeiten wir ausschließlich in Ihrem Auftrag nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die mit der Registrierung abgeschlossen wird. Bestandskunden, die sie noch nicht bestätigt haben, bestätigen sie bei ihrer nächsten Anmeldung. Wie wir personenbezogene Daten als Verantwortlicher verarbeiten, beschreibt unsere Datenschutzerklärung.

18. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung von Pflichten, soweit diese auf Ereignissen außerhalb ihres Einflussbereichs beruht, die sie auch mit zumutbarer Sorgfalt nicht abwenden konnte. Dazu gehören insbesondere Naturereignisse, Epidemien, Krieg, Terror, Arbeitskämpfe in Drittbetrieben, behördliche Anordnungen, Ausfälle öffentlicher Strom- oder Kommunikationsnetze und Angriffe auf IT-Systeme, die trotz angemessener Schutzmaßnahmen erfolgen. Die Leistungspflichten ruhen für die Dauer des Ereignisses und eine angemessene Anlaufzeit. Die betroffene Partei informiert die andere unverzüglich. Dauert das Ereignis länger als drei Monate, können beide Parteien den Vertrag außerordentlich kündigen. Für die Zeit, in der wir nicht leisten, schulden Sie kein Entgelt.

19. Änderungen dieser AGB

Wir können Regelungen dieser AGB, die nicht die Hauptleistungspflichten, die Haftung, die Laufzeit oder die Kündigung betreffen, mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies wegen einer Änderung der Rechtslage oder Rechtsprechung, zur Schließung einer nachträglich entstandenen Regelungslücke oder wegen neuer Funktionen von DokuFetch erforderlich ist und das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung nicht zu Ihrem Nachteil verschiebt. Hauptleistungspflichten sind insbesondere Art und Umfang der Leistungen, die Preise, die Laufzeit und die Kündigungsfristen; sie ändern wir nur nach Ziffer 6.9 und Ziffer 9 oder mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.

Wir teilen Ihnen Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit und stellen die geänderte Fassung bereit. Sie können den Änderungen bis zu ihrem Wirksamwerden in Textform widersprechen. Widersprechen Sie nicht, gelten die Änderungen als genehmigt. Auf die Frist, Ihr Widerspruchsrecht und die Folgen eines unterbliebenen Widerspruchs weisen wir in der Mitteilung ausdrücklich hin. Widersprechen Sie, gilt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort; das Recht beider Parteien zur ordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

20. Aufrechnung, Zurückbehaltung und Abtretung

Sie können nur mit Forderungen aufrechnen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind. Ein Zurückbehaltungsrecht können Sie nur wegen solcher Forderungen ausüben. Dies gilt nicht für Gegenansprüche wegen Mängeln aus demselben Vertragsverhältnis.

Rechte aus diesem Vertrag können Sie nur mit unserer Zustimmung in Textform an Dritte abtreten; § 354a HGB bleibt unberührt.

21. Form von Erklärungen

Erklärungen und Mitteilungen im Rahmen dieses Vertrags bedürfen der Textform (§ 126b BGB), zum Beispiel per E-Mail oder über das Kundenkonto, soweit diese AGB keine andere Form vorsehen. Eine strengere Form ist nur erforderlich, wenn das Gesetz sie zwingend vorschreibt. Mitteilungen an Sie senden wir an die E-Mail-Adressen der Inhaber und Administratoren oder an die in Ihrem Konto hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse.

22. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (UN-Kaufrecht).

Erfüllungsort für unsere Leistungen ist unser Sitz in Pöcking. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag unser Sitz in Pöcking. Wir sind auch berechtigt, an Ihrem allgemeinen Gerichtsstand zu klagen. Ausschließliche gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

Sind einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften (§ 306 Abs. 2 BGB).

Stand: 13. Oktober 2026