Freigaben ohne E-Mail-Chaos – und nur dort, wo sie nötig sind

Freigaben gibt es in jedem Paket, auch in Solo für eine Person. Mehrere Personen mit Rollen, Freigaberegeln nach Betrag und Vertretungen sind ab Paket Team sinnvoll, das 5 Benutzer umfasst; Business bringt 15, Complete 30 Benutzer mit. Weitere Benutzer buchen Sie als Zusatzpaket.

Ja. Eine Regel wie „ab 1.000 € gibt zusätzlich die Geschäftsführung frei“ legen Sie im Einrichtungs-Assistenten oder unter Freigaberegeln an – nach Betrag, Lieferant oder Kostenstelle, einzeln oder kombiniert. Nach jeder Regeländerung prüft DokuFetch die wartenden Freigaben neu; Rechnungen, die jemand schon von Hand entschieden hat, bleiben unverändert.

Für jede Person lässt sich eine Vertretung festlegen – im Assistenten in einem Schritt. Wartende Freigaben gehen dann an die Vertretung, und „wartet seit“ zeigt, was liegen bleibt. Erinnerungen kommen gesammelt per E-Mail statt als Flut; in DokuFetch sieht jede Person sofort, was auf sie wartet.

Nein. Lastschrift-Rechnungen brauchen standardmäßig keine Freigabe – der Betrag wird ohnehin abgebucht. Die Kontrolle läuft über den Bankabgleich: Bucht der Lieferant ab, ordnet DokuFetch die Zahlung der Rechnung zu; fehlt eine Rechnung zur Abbuchung, wird das sichtbar. Sie können diese Regel wie alle Grundsätze abschalten.

Standardmäßig erst mit Zahlungsnachweis: Eine Eingangsrechnung geht an Lexware Office oder DATEV, wenn ihre Zahlung auf einem verbundenen Bank-, PayPal- oder Kreditkartenkonto zugeordnet oder sie als bar bezahlt gekennzeichnet ist. Bis dahin steht sie unter „Ohne Zahlungsnachweis“ und geht automatisch weiter, sobald die Zahlung da ist. Wer mit offenen Posten bilanziert, schaltet den Zahlungsnachweis unter Einstellungen › Automatisierung ab.