Rechnungen per E-Mail: eine eigene Adresse oder Ihre vorhandenen Postfächer

Ja. Leiten Sie Rechnungsmails an Ihre DokuFetch-Adresse weiter oder verbinden Sie das Postfach direkt – im Modus „Nur Belege“ oder, mit dem Modul Postfächer & Tickets, als gemeinsames Teampostfach. Ihre Lieferanten müssen dann nichts umstellen. Eine Adresse wie rechnungen@ oder belege@ erkennt DokuFetch als Belege-Postfach und übernimmt dort auch Fotos und PDFs eigener Mitarbeiter als Beleg.

Nein. Im Modus „Nur Belege“ übernimmt DokuFetch ausschließlich Rechnungen und Belege; alle anderen Mails werden übersprungen und nicht gespeichert. Gespeichert wird nur ein Fingerabdruck jeder geprüften Mail, damit sie nicht noch einmal geprüft wird. Bei Microsoft 365 und Google melden Sie sich beim Anbieter an; Zugangsdaten für IMAP-Postfächer speichert DokuFetch nur verschlüsselt.

Nein. DokuFetch liest Ihr Postfach nur. Wenn Sie das Archivieren einschalten, werden verarbeitete Rechnungsmails in einen Archivordner Ihres Postfachs verschoben – nie gelöscht, auch nicht nach Ablauf von Fristen. Beim Anlernen gelesene ältere Mails behalten ihr ursprüngliches Sendedatum, öffnen keine erledigten Vorgänge wieder und lösen keine Meldungen aus.

Steht nur „Ihre Rechnung steht online bereit“ in der Mail, holt DokuFetch die Rechnung aus dem verbundenen Kundenportal oder weist Sie einmalig darauf hin, dass ein Portal fehlt. Zahlungsbelege von Meta (Facebook/Instagram-Werbeanzeigen) lädt DokuFetch über den Link „Transaktion ansehen“ aus der Mail als PDF – je Transaktion einmal, ohne Zugangsdaten einzugeben. Ist der Mailtext selbst die Rechnung, wird er als PDF übernommen.