Diese Bedingungen gelten für Einrichtungs- und Serviceleistungen der Bavariaphone24 Vertrieb & Service GmbH, Starnberger Str. 30, 82343 Pöcking, Deutschland, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 312140 (im Folgenden „wir“ oder „uns“), gegenüber ihren Kunden (im Folgenden „Kunde“ oder „Sie“) im Zusammenhang mit der Software DokuFetch. DokuFetch ist ein Angebot der Bavariaphone24 Vertrieb & Service GmbH.
1. Geltungsbereich
Diese Bedingungen (Teil B) gelten für die Schnellstart-Einrichtung, die Komplett-Einrichtung, den Portal-Service, den Beleg-Service, den Premium-Support und Service-Einzelaufträge. Ergänzend gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Nutzung der Software (Teil A); bei Widersprüchen geht dieser Teil B vor. Vorrang vor beiden haben die Buchung oder Auftragsbestätigung und die Preisliste. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Erbringung der Leistungen gilt vorrangig die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
Unsere Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.
2. Leistungen
2.1 Schnellstart-Einrichtung
Wir richten DokuFetch gemeinsam mit Ihnen per Fernwartung ein; der Umfang ist auf eine Stunde Arbeitszeit begrenzt. Dazu gehören die Weiterleitung eines Postfachs an DokuFetch, die Anbindung von bis zu fünf Lieferantenportalen, die Einrichtung der Freigaben und die Einrichtung einer Schnittstelle, zum Beispiel zu DATEV oder Lexware Office. Was in dieser Zeit nicht erledigt werden kann, führen wir auf Wunsch als Service-Einzelauftrag nach Ziffer 2.6 fort.
2.2 Komplett-Einrichtung
Zum Festpreis übernehmen wir die vollständige Einrichtung von DokuFetch für Ihr Unternehmen mit folgenden Tätigkeiten: Anbindung aller Postfächer und Lieferantenportale, die Sie uns bei der Beauftragung oder im ersten Termin nennen, Regeln für die Zuordnung und Verarbeitung, Freigaben, die Übernahme Ihrer bestehenden digitalen Ablage und Verträge sowie eine Schulung Ihrer Benutzer per Fernwartung oder Online-Termin.
2.3 Portal-Service
Wir richten den Abruf von Belegen aus einem Lieferantenportal ein, das Sie uns nennen. Der Preis gilt je Portal.
2.4 Beleg-Service
Mit dem monatlichen Beleg-Service übernehmen wir laufende Aufgaben in Ihrem DokuFetch-Konto, zum Beispiel das Anfordern fehlender Belege und das Nachpflegen von Lieferantenportalen. Je Kalendermonat sind 120 Minuten Arbeitszeit enthalten.
2.5 Premium-Support
Mit dem monatlichen Premium-Support rufen wir Sie auf eine Anfrage, die an einem Werktag bis 15 Uhr eingeht, am selben Werktag zurück, auf spätere Anfragen am folgenden Werktag. Je Kalendermonat sind 60 Minuten Arbeitszeit für Service-Einzelaufträge enthalten. Im Paket Complete ist der Premium-Support enthalten.
2.6 Service-Einzelaufträge
Arbeiten unseres Teams in Ihrem Konto, die nicht von einer anderen Leistung umfasst sind, erbringen wir als Service-Einzelauftrag. Wir nennen Ihnen vorher eine Aufwandsschätzung. Wir beginnen erst, wenn ein Inhaber oder Administrator Ihres Unternehmens die Schätzung freigegeben hat. Berechnet wird der tatsächliche Aufwand je angefangene 15 Minuten, höchstens jedoch 120 Prozent der freigegebenen Schätzung; darüber hinausgehenden Aufwand berechnen wir nur, wenn Sie eine neue Schätzung freigegeben haben.
Inklusivminuten aus Beleg-Service und Premium-Support werden auf Service-Einzelaufträge des jeweiligen Kalendermonats angerechnet. Nicht genutzte Inklusivminuten werden nicht in den Folgemonat übertragen.
3. Buchung und Vertragsschluss
Sie buchen die Leistungen in der Anwendung, auch während der kostenlosen Testphase. Einmalige Leistungen (Schnellstart-Einrichtung, Komplett-Einrichtung, Portal-Service) bucht ein Inhaber Ihres Unternehmens. Mit dem Absenden der Buchung geben Sie ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt mit unserer Bestätigung zustande, spätestens mit unserer Rückmeldung mit Terminvorschlag. Jede Einrichtung kann je Unternehmen nur einmal gleichzeitig beauftragt sein.
Beleg-Service und Premium-Support sind Zusatzpakete. Für ihre Buchung, Abrechnung und Reduzierung gelten die Regeln für Zusatzpakete in Teil A; eine Reduzierung wird zum nächsten Monatsersten wirksam.
Service-Einzelaufträge kommen mit der Freigabe der Aufwandsschätzung durch einen Inhaber oder Administrator zustande.
4. Durchführung
Nach Ihrer Buchung melden wir uns innerhalb eines Werktags bei Ihnen und schlagen einen Termin vor. Werktage sind Montag bis Freitag mit Ausnahme der gesetzlichen Feiertage in Bayern.
Wir erbringen die Leistungen in einem Online-Termin mit Bildschirmfreigabe oder über den Supportzugriff in DokuFetch. Für den Supportzugriff gibt ein Inhaber oder Administrator ihn in den Einstellungen für 1, 3 oder 7 Tage frei; Sie können die Freigabe jederzeit vorzeitig beenden. Über den Supportzugriff kann unser Team nur den Einrichtungs-Assistenten ausführen und dabei Einstellungen ändern; andere Bereiche Ihres Kontos öffnet es nicht. Alle Aktionen werden im Audit-Protokoll Ihres Unternehmens festgehalten.
Zugangsdaten zu Postfächern, Lieferantenportalen, Banken und anderen Systemen sowie Einwilligungen, etwa für die KI-Funktionen, gibt nur Ihr Unternehmen selbst ein. Unser Team fragt Sie nicht nach Passwörtern.
Nach Abschluss einer Leistung erhalten Sie eine Zusammenfassung der durchgeführten Arbeiten.
5. Ihre Mitwirkung
- Sie benennen einen Ansprechpartner, der zu den vereinbarten Terminen erreichbar ist und Entscheidungen treffen kann.
- Sie stellen uns rechtzeitig die nötigen Informationen bereit, etwa welche Postfächer, Lieferantenportale, Schnittstellen und Freigabewege eingerichtet werden sollen.
- Sie geben Zugangsdaten und Einwilligungen selbst ein und erteilen den Supportzugriff.
- Sie stellen sicher, dass Sie zur Anbindung der genannten Postfächer, Portale und Systeme berechtigt sind.
- Für die Übernahme Ihrer bestehenden Ablage und Verträge stellen Sie uns die Unterlagen in digitaler Form bereit.
Verzögerungen, die darauf beruhen, dass eine Mitwirkung fehlt oder verspätet erfolgt, gehen nicht zu unseren Lasten; vereinbarte Termine verschieben sich entsprechend.
6. Art der Leistung
Wir erbringen die Leistungen als Dienstleistung (§ 611 BGB) mit der gebotenen Sorgfalt. Geschuldet ist die sorgfältige Durchführung der beschriebenen Tätigkeiten, nicht ein bestimmter Erfolg; eine Abnahme findet nicht statt. Das gilt insbesondere, soweit das Ergebnis von Systemen Dritter abhängt, etwa davon, dass ein Lieferantenportal oder Postfach den Abruf zulässt. Hinweise auf Fehler in unserer Arbeit teilen Sie uns bitte zeitnah mit; wir bessern im Rahmen der beauftragten Leistung nach.
7. Stornierung
Bis zum Beginn der Durchführung können Sie eine beauftragte Leistung kostenfrei stornieren. Danach berechnen wir den bis zur Stornierung angefallenen Aufwand anteilig, höchstens den vereinbarten Preis. Die Stornierung erklären Sie in Textform an hallo@dokufetch.de. Haben wir eine Leistung bereits berechnet, schreiben wir den nicht geschuldeten Betrag gut.
8. Preise und Abrechnung
Es gelten die Preise der Preisliste in der bei Ihrer Buchung gültigen Fassung. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
- Einmalige Leistungen berechnen wir nach ihrer Erledigung.
- Buchen Sie die Schnellstart-Einrichtung zusammen mit einem Tarif, berechnen wir sie mit der ersten Rechnung des Tarifs.
- Beleg-Service und Premium-Support berechnen wir als Zusatzpakete monatlich im Voraus.
- Service-Einzelaufträge berechnen wir nach ihrer Erledigung, soweit der Aufwand nicht durch Inklusivminuten gedeckt ist.
Für die Zahlung gilt Teil A. Ist bei einer in der Testphase gebuchten Leistung noch kein Zahlungsmittel hinterlegt, zahlen Sie per Überweisung innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung.
9. Haftung, Vertraulichkeit und Datenschutz
Für die Haftung und die Vertraulichkeit gelten die Regelungen in Teil A; die Haftungserleichterung für die kostenlose Testphase gilt für kostenpflichtige Leistungen nach diesem Teil B nicht. Soweit unser Team bei der Erbringung der Leistungen personenbezogene Daten in Ihrem Konto verarbeitet, handeln wir als Auftragsverarbeiter nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
10. Schlussbestimmungen
Erklärungen bedürfen der Textform. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand unser Sitz in Pöcking. Sind einzelne Bestimmungen unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; an ihre Stelle treten die gesetzlichen Vorschriften.
Stand: 13. Oktober 2026