Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
| Unterlagen | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege, z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
| Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben abgesandter Briefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO; § 257 HGB |
| Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO |
Die Frist für Buchungsbelege wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt; sie gilt für Unterlagen, deren Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Für einzelne Branchen gelten Übergangsregeln.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, der Abschluss aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom März 2026 ist demnach bis zum Ende des Jahres 2034 aufzubewahren.
Wann müssen Unterlagen länger aufbewahrt werden?
Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist – etwa bei laufenden Prüfungen oder Einsprüchen. Prüfen Sie vor dem Löschen deshalb, ob noch Verfahren offen sind.
Wie bildet ein Dokumentenmanagement die Fristen ab?
Ein Dokumentenmanagement kann Aufbewahrungsregeln je Dokumentart hinterlegen, Löschungen vor Fristende sperren und auf das Fristende hinweisen. In DokuFetch legen Sie Aufbewahrungsregeln und Sperren (Legal Hold) fest; gelöscht wird nur nach Ihrer Entscheidung.