Wissen, was bezahlt ist – und was noch offen

Giro-, Spar- und Kreditkartenkonten über finAPI, einen Kontoinformationsdienst nach PSD2, sowie PayPal-Konten – auch in Fremdwährung, die getrennt geführt werden. Bei mehreren Konten unter einem Bank-Login wählen Sie, welche DokuFetch übernehmen soll; geschäftliche sind vorausgewählt. Weitere Konten derselben Bank, etwa eine Kreditkarte, holen Sie ohne zweites Verbinden mit „Weitere Konten übernehmen“ dazu.

Nein. Die Anmeldung bei der Bank und die Zwei-Faktor-Bestätigung erfolgen im Formular von finAPI, nicht bei DokuFetch. DokuFetch erhält nur lesenden Zugriff auf die Umsätze und ruft sie täglich ab. Die Einwilligung erneuern Sie in regelmäßigen Abständen direkt im Einrichtungs-Assistenten; DokuFetch erinnert Sie rechtzeitig.

Nein. DokuFetch liest Umsätze und ordnet sie zu. Überweisungen führen Sie wie gewohnt in Ihrem Online-Banking aus; „Zu zahlen“ hilft dabei mit Summen nach Fälligkeit, Skontofrist und CSV-Export. Warnt DokuFetch vor einer geänderten Bankverbindung des Lieferanten, sehen Sie das genau dort, bevor Sie überweisen.

DokuFetch zeigt den Händler aus dem Verwendungszweck („Meta Platforms – bezahlt über PayPal“) und ordnet die Zahlung dessen Rechnung zu; PayPal selbst ist nur bei eigenen Gebühren Empfänger. Das gilt ebenso für Klarna, SumUp und GoCardless-Lastschriften. Zahlungen in US-Dollar laufen über ein eigenes Konto „PayPal USD“ und werden nicht umgerechnet, sondern getrennt ausgewiesen.

Kennzeichnen Sie einen Beleg als „Privat – kein Geschäftsbeleg“, braucht er keine Freigabe, geht nie an Lexware Office oder DATEV und erscheint nicht bei den offenen Rechnungen. Wurde er trotzdem vom Firmenkonto bezahlt, steht der Betrag unter „Zahlungen › Privat bezahlt“ als von privat an die Firma zurückzuzahlen – bis die Rückzahlung als Zahlungseingang zugeordnet oder von Hand als erledigt notiert ist. „Doch geschäftlich“ holt den Beleg zurück in die Prüfung.

Löhne, Steuern, Sozialversicherung, Bargeldabhebungen, Umbuchungen, Darlehen, Geldanlagen, Kautionen, Privatentnahmen, Erstattungen, PayPal-Aufladungen und Kreditkartenabrechnungen erkennt DokuFetch als Zahlungen, zu denen keine Rechnung gehört. Für Miete, Pacht, Leasing oder Darlehen legen Sie „Vertrag statt Rechnung“ fest. Ordnen Sie zweimal „kein Beleg nötig“ ab, zählt der Empfänger künftig nicht mehr als fehlende Rechnung.