Alle Rechnungen an einem Ort – egal, auf welchem Weg sie kommen

PDF-Rechnungen, Scans und Fotos von Papierbelegen sowie E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X. Strukturierte E-Rechnungsdaten werden exakt übernommen, alle anderen Rechnungen ausgelesen und geprüft – zuerst lokal, bei Bedarf mit KI und Ihrer Einwilligung. Dokumente, die keine Rechnung sind (Mahnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Gerichtsbeschlüsse), ordnet DokuFetch bei den Dokumenten oder als Anlage ein.

Das hängt von der Stufe des Moduls Rechnungseingang ab: Start umfasst 100 Rechnungen im Monat, Plus 300, Pro 1.000 und Max 2.500. Wird ein Kontingent erreicht, geht nichts verloren: Eingänge werden angenommen und je nach Einstellung später verarbeitet oder als Mehrverbrauch weitergeführt. Mehr Rechnungen gibt es als Zusatzpaket, siehe Module.

Kommt eine Rechnung zum Beispiel per E-Mail und zusätzlich aus einem Lieferantenportal, erkennt die Dublettenprüfung das – auch wenn die Rechnungsnummer erst nachträglich ausgelesen wird oder Lesefehler enthält (O statt 0, andere Trennzeichen). Eine korrigierte Rechnung wird als Ersatz der ersten Fassung erkannt. Doppelte zählen weder in „Zu zahlen“ noch in den Auswertungen und gehen nicht noch einmal an die Buchhaltung.

Im Prüfmodus zeigt DokuFetch einen offenen Beleg nach dem anderen. Nach jeder Entscheidung – freigeben, „keine Rechnung“, privat, „gehört einem Kunden“, bar bezahlt – kommt automatisch der nächste Beleg, ohne Rückweg zur Liste; mit den Pfeiltasten blättern Sie. So arbeiten Sie einen Stapel in einem Durchgang ab, und jede Entscheidung steht mit Person und Zeitpunkt im Protokoll.

Nicht unbedingt. Sie können vorhandene Postfächer verbinden oder Rechnungsmails an Ihre DokuFetch-Rechnungsadresse weiterleiten; Lieferanten müssen dann nichts umstellen. Wo Rechnungen fehlen oder ein Portal keinen Abruf erlaubt, bereitet DokuFetch ein Schreiben „Rechnungen künftig per E-Mail“ vor, das Ihre Rechnungsadresse nennt – als E-Mail oder als Brief.