Glossar: Fachbegriffe kurz erklärt

Eine angelernte Fundstelle ist die Stelle auf den Rechnungen eines bestimmten Lieferanten, an der ein Wert wie Rechnungsnummer, Datum oder Betrag steht. DokuFetch lernt sie aus Ihren Korrekturen, liest den Wert beim nächsten Beleg dieses Lieferanten dort – meist ohne KI – und nutzt das Gelernte nur für Ihr Unternehmen.

Auch: Lernstand, Vorlage je Lieferant

Ein Audit-Trail ist eine lückenlose, nachträglich nicht veränderbare Aufzeichnung, wer wann welche Aktion an einem Dokument, einer Rechnung oder einer Regel ausgeführt hat. In DokuFetch wird jede automatische und manuelle Aktion so in der Historie protokolliert.

Auch: Änderungsprotokoll, Protokoll, Historie

Eine Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem Unterlagen nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrt werden müssen. Nach § 147 AO gelten 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege und 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe; die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.

Auch: Aufbewahrungspflicht

Ein AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO, der regelt, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag eines Unternehmens verarbeitet – mit Weisungen, Vertraulichkeit, Unterauftragsverarbeitern und technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Auch: Auftragsverarbeitungsvertrag, Auftragsverarbeitung

Eine Belegquelle ist ein Ordner auf einem PC, NAS oder Server, aus dem DokuFetch neue Belege automatisch abholt – etwa per Netzlaufwerk, Synology Cloud Sync, SFTP, FTPS oder WebDAV.

Auch: Importordner, Scan-Ordner

Ein Buchungsstapel ist eine Datei im DATEV-Format (EXTF), mit der Buchungssätze gesammelt an die Buchhaltung übergeben werden. DokuFetch erstellt sie aus freigegebenen Rechnungen mit Kontierung und liefert die Belegbilder als ZIP mit.

Auch: DATEV-Export, EXTF

Die DATEV Upload-Mail ist ein Versandweg, bei dem Belege per E-Mail an die Upload-Adresse in DATEV Unternehmen online gesendet werden. DokuFetch verschickt freigegebene Belege auf Wunsch auf diesem Weg und zeigt jeden Versand in der DATEV-Übermittlung.

Auch: Belegversand an DATEV

DIN 5008 ist die deutsche Norm mit Schreib- und Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe, etwa für Anschriftfeld, Bezugszeichen und Ränder. Briefe aus der Korrespondenz von DokuFetch folgen diesem Aufbau.

Auch: Geschäftsbrief

Ein DMS (Dokumentenmanagement-System) ist eine Software, die Dokumente zentral erfasst, mit Metadaten versieht, per Texterkennung durchsuchbar macht, Zuständigkeiten und Fristen abbildet und die Aufbewahrung nachvollziehbar organisiert.

Auch: Dokumentenmanagement, Dokumentenmanagement-System

Die Dublettenprüfung ist ein automatischer Abgleich, ob eine Rechnung bereits vorliegt – etwa weil sie per E-Mail und zusätzlich über ein Lieferantenportal eingegangen ist. Verdachtsfälle werden markiert, statt doppelt bezahlt oder doppelt an die Buchhaltung übergeben zu werden.

Auch: Dublettenerkennung, Doppelrechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 UStG), etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein reines PDF oder ein Scan ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Auch: elektronische Rechnung, eRechnung

Die EES (einfache elektronische Signatur) ist die einfachste Signaturstufe nach der eIDAS-Verordnung, zum Beispiel ein Klick auf „Unterschreiben“ mit Protokoll. Sie eignet sich für Vorgänge ohne gesetzliches Formerfordernis.

Auch: einfache elektronische Signatur

eIDAS ist die EU-Verordnung Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Sie unterscheidet einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen.

Auch: eIDAS-Verordnung

EN 16931 ist die europäische Norm für das semantische Datenmodell elektronischer Rechnungen. XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 setzen diese Norm um; sie ist Grundlage der E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.

Die FES (fortgeschrittene elektronische Signatur) ist eine Signaturstufe nach eIDAS, die eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet ist und so mit den Daten verbunden ist, dass spätere Änderungen erkennbar sind.

Auch: fortgeschrittene elektronische Signatur

Ein Freigabeworkflow ist der festgelegte Ablauf, wer eine Rechnung oder ein Dokument prüft und freigibt – zum Beispiel abhängig von Betrag, Kostenstelle oder Lieferant, mit Vertretung bei Abwesenheit und Vier-Augen-Prinzip.

Auch: Freigabeprozess, Rechnungsfreigabe

Ein Fremdbeleg ist eine Rechnung oder ein Schreiben, das weder an das eigene Unternehmen noch an einen seiner Kunden adressiert ist. DokuFetch kennzeichnet solche Belege als „Fremdbeleg?“ oder „Fremddokument?“; sie erzeugen keine Aufgaben, Fristen oder Verträge und gehen nie an die Buchhaltung.

Auch: Fremddokument

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen. Kernpunkte sind Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit; eine amtliche Software-Zertifizierung gibt es nicht.

Eine KI-Seite ist die Abrechnungseinheit für KI in DokuFetch: eine Dokumentseite, die mit KI ausgelesen oder eingeordnet wird. Das Kontingent hängt vom Paket ab; Eingänge werden auch bei ausgeschöpftem Kontingent sicher angenommen.

Auch: KI-Seiten

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt (§ 33 UStDV). Für sie gelten vereinfachte Pflichtangaben, und sie ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Ein Kontenrahmen ist ein gegliedertes Verzeichnis der Sachkonten einer Buchhaltung. Verbreitet sind die DATEV-Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04; DokuFetch schlägt Konten im Kontenrahmen Ihrer Buchhaltung vor.

Auch: SKR03, SKR04

Die Kontierung ist die Zuordnung eines Belegs zu Sachkonto und Steuersatz, auf Wunsch auch zu einer Kostenstelle. DokuFetch schlägt die Kontierung aus Ihren Regeln, dem Lieferanten, seiner Branche und dem Belegtext vor; Sie prüfen und bestätigen.

Auch: Vorkontierung, Kontovorschlag

Ein Kontoinformationsdienst ist ein zugelassener Dienst nach der europäischen Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2), der Kontoumsätze mit Zustimmung des Kontoinhabers abruft. DokuFetch nutzt dafür finAPI und kann darüber nur lesen, nicht überweisen.

Auch: PSD2, Kontoabruf, finAPI

Eine Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung im Unternehmen, etwa ein Bereich oder ein Projekt. Rechnungen können in DokuFetch einer Kostenstelle zugeordnet und danach geprüft und freigegeben werden.

Ein Kundendokument ist ein Schreiben, eine Rechnung oder ein Vertrag eines Anbieters, das an einen Kunden des Unternehmens adressiert ist – typisch für Vermittler im Energie- oder Telekommunikationsvertrieb. DokuFetch legt Kundendokumente und Kundenverträge auf Wunsch getrennt von den eigenen Belegen ab.

Auch: Kundenvertrag, Kundendokumente

Die Leitweg-ID ist eine Kennung, die öffentliche Auftraggeber für die Zustellung von E-Rechnungen vorgeben. Sie steht in der XRechnung als Käuferreferenz; DokuFetch trägt sie bei Ausgangsrechnungen an öffentliche Auftraggeber ein.

Auch: Käuferreferenz

Ein Lieferantenportal ist das Online-Kundenkonto eines Anbieters – etwa für Telefon, Energie, Software oder Großhandel –, in dem Rechnungen zum Herunterladen bereitstehen, statt per E-Mail versandt zu werden. DokuFetch kann sie dort automatisch abholen, sofern das Portal kein Captcha verlangt.

Auch: Kundenportal, Portalrechnung

Ein Mandant ist ein eigenständiges Unternehmen in DokuFetch mit eigenen Belegen, Regeln, Benutzern und Berechtigungen, getrennt von allen anderen Unternehmen.

Auch: Unternehmen

Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein Netzwerkspeicher im eigenen Unternehmen, etwa von Synology. DokuFetch kann Belege zusätzlich dort ablegen und neue Belege von dort abholen.

Auch: Netzwerkspeicher

OCR (Optical Character Recognition) ist die Texterkennung, die aus Scans und Bild-PDFs durchsuchbaren Text macht. Sie ist die Grundlage für Volltextsuche und Auslesen von Belegen.

Auch: Texterkennung

Offene Posten sind Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind. In DokuFetch stehen offene Eingangsrechnungen unter „Zu zahlen“, offene Ausgangsrechnungen nach Fälligkeit gestaffelt bei den Kunden.

Auch: OP-Liste

Der Prüfmodus ist in DokuFetch eine Arbeitsweise, in der offene Belege einer nach dem anderen erscheinen: Nach jeder Entscheidung – freigeben, keine Rechnung, privat, bar bezahlt – kommt automatisch der nächste Beleg, ohne Rückweg zur Liste.

Auch: Ohne Nachweis durchgehen

Die QES (qualifizierte elektronische Signatur) ist die höchste Signaturstufe nach eIDAS. Sie ersetzt die gesetzliche Schriftform, wo die elektronische Form zugelassen ist (§ 126a BGB), und wird über qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter erstellt.

Auch: qualifizierte elektronische Signatur

Eine Rechnungs-E-Mail-Adresse ist eine eigene Eingangsadresse je Unternehmen, an die Lieferanten Rechnungen senden. DokuFetch übernimmt Anhänge und strukturierte Rechnungsdaten von dort direkt in den Rechnungseingang.

Auch: Rechnungsadresse, Rechnungspostfach

Eine SEPA-Lastschrift ist der Einzug eines Betrags vom Konto des Zahlungspflichtigen aufgrund eines Mandats. Die Firmenlastschrift ist nur zwischen Unternehmen möglich und kann nach der Belastung nicht zurückgegeben werden; die Basislastschrift kann innerhalb von acht Wochen zurückgegeben werden.

Auch: Firmenlastschrift, Basislastschrift, Lastschrift

SFTP (SSH File Transfer Protocol) ist ein Protokoll für verschlüsselte Dateiübertragung, das DokuFetch bevorzugt für die externe Ablage und Belegquellen nutzt. Alternativ sind FTPS und WebDAV möglich.

Auch: FTPS, WebDAV

Skonto ist ein Preisnachlass für die Zahlung innerhalb einer kurzen Frist. DokuFetch liest Skontobedingungen aus Eingangsrechnungen und zeigt die Skontofrist unter „Zu zahlen“.

Auch: Skontofrist

Ein Ticket ist im Modul Postfächer & Tickets eine E-Mail-Unterhaltung mit zuständiger Person, Status und internen Notizen – damit im Team klar ist, wer sich um welche Nachricht kümmert.

Auch: Vorgang

Ein Unterauftragsverarbeiter ist ein weiterer Dienstleister, den ein Auftragsverarbeiter mit Zustimmung des Auftraggebers einsetzt, etwa für Rechenzentrum oder E-Mail-Versand (Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO).

Auch: Subunternehmer

Der Übermittlungs-Stichtag ist in DokuFetch das Belegdatum, ab dem Belege an DATEV oder Lexware Office übergeben werden. Ältere Belege laufen normal durch, gehen aber nicht noch einmal an die Buchhaltung – so landen Altbelege nicht doppelt bei der Steuerberatung.

Auch: Stichtag

Ein Webhook ist eine automatische Nachricht von DokuFetch an ein anderes System, sobald ein Ereignis eintritt – zum Beispiel „Rechnung freigegeben“. Webhooks werden mit HMAC-SHA256 signiert, damit das Zielsystem die Herkunft prüfen kann; sie sind Teil von API Professional.

Auch: Webhooks

Eine Wiedervorlage ist eine Erinnerung, ein Dokument zu einem bestimmten Termin erneut zu bearbeiten – zum Beispiel vor Ablauf einer Kündigungsfrist.

Auch: Erinnerung

Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen im XML-Format nach EN 16931, gepflegt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie ist das Pflichtformat für Rechnungen an viele öffentliche Auftraggeber.

Der Zahlungsabgleich ist die Zuordnung von Kontoumsätzen zu Rechnungen. DokuFetch erkennt so, welche Rechnungen bezahlt sind, welche Lastschriften erwartet werden und zu welchen Abbuchungen noch eine Rechnung fehlt.

Auch: Bankabgleich, Zahlungszuordnung

Ein Zahlungsnachweis ist in DokuFetch die Bestätigung, dass eine Rechnung bezahlt ist: Die Zahlung ist auf einem verbundenen Bank-, PayPal- oder Kreditkartenkonto zugeordnet, oder der Beleg ist als bar bezahlt gekennzeichnet. Standardmäßig geht eine Eingangsrechnung erst mit Zahlungsnachweis an Lexware Office oder DATEV.

Auch: Nur mit Zahlungsnachweis, Ohne Zahlungsnachweis

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat aus PDF und eingebettetem XML-Datensatz, herausgegeben vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Ab Version 2.0.1 sind alle Profile außer MINIMUM und BASIC-WL E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG; maßgeblich ist der XML-Teil.

Auch: Factur-X