Aufbewahrung und Löschung

Hier erklären wir, welche Aufbewahrungsfristen das Gesetz für Unternehmen vorsieht und wie DokuFetch Ihre Dokumente aufbewahrt, löscht und bei Vertragsende an Sie zurückgibt. Diese Übersicht ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung; für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.

1. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Nach § 147 der Abgabenordnung (AO) und § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) gelten insbesondere folgende Fristen:

• zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• acht Jahre: Buchungsbelege, also insbesondere Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und Kontoauszüge; diese Frist gilt seit dem 1. Januar 2025
• sechs Jahre: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben versandter Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden oder eingegangen ist beziehungsweise die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Eine Rechnung vom 15. März 2026 ist als Buchungsbeleg also bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren.

Die Frist läuft steuerlich nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO), etwa wegen einer laufenden Betriebsprüfung.

Elektronisch empfangene Unterlagen, etwa E-Rechnungen im XML-Format, sind in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren. Sie müssen während der Frist unverändert, vollständig und lesbar bleiben und maschinell ausgewertet werden können. Die Einzelheiten regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Für die Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten und für Ihre Verfahrensdokumentation bleiben Sie verantwortlich. DokuFetch unterstützt Sie dabei wie folgt.

2. So bewahrt DokuFetch Ihre Dokumente auf

• Originaldateien bleiben unverändert. Änderungen, Ergänzungen und Zusatzblätter speichert DokuFetch als neue Version; das Original bleibt erhalten.
• Zu jeder Datei speichert DokuFetch eine Prüfsumme und prüft sie beim Lesen. So fällt auf, wenn eine Datei verändert wurde.
• Je Dokumentart ist hinterlegt, wie lange ein Dokument aufzubewahren ist. DokuFetch zeigt bei jedem Dokument an, bis wann es aufzubewahren ist.
• Freigegebene oder an Ihre Buchhaltung übergebene Rechnungen, an DATEV übermittelte Dokumente und Ausgangsrechnungen können Sie in DokuFetch nicht löschen, damit sie unverändert erhalten bleiben.
• Jedes Dokument können Sie zusätzlich mit einer Sperre gegen Löschung (Legal Hold) versehen, etwa während einer Betriebsprüfung oder eines Rechtsstreits.
• Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löscht DokuFetch nichts automatisch. Sie entscheiden, ob und wann Sie Dokumente löschen.
• Wegen eines erreichten Kontingents weist DokuFetch keine Belege ab und löscht keine Dokumente.
• Das Audit-Protokoll hält fest, wer wann welche Aktion ausgeführt hat. Sie können es einsehen und exportieren, etwa als Teil Ihrer Verfahrensdokumentation.

3. Löschen in DokuFetch

• Dokumente, die Sie löschen, kommen zunächst in den Papierkorb. Von dort können Sie sie wiederherstellen.
• Nach 30 Tagen im Papierkorb löscht DokuFetch ein Dokument endgültig, es sei denn, es ist mit einer Sperre gegen Löschung versehen.
• Inhaber und Administratoren können Dokumente im Papierkorb auch vorher endgültig löschen.
• Möchten Sie freigegebene oder übergebene Rechnungen nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist löschen lassen, können Sie uns dazu in Textform an hallo@dokufetch.de anweisen.
• Unsere Datensicherungen werden rollierend überschrieben und sind höchstens 30 Tage alt. Endgültig gelöschte Daten sind deshalb spätestens 30 Tage später auch in den Sicherungen nicht mehr vorhanden.

Technische Protokolle löscht DokuFetch automatisch: Mail-Protokolle nach 180 Tagen, das Anmeldeprotokoll nach 400 Tagen, Systemprotokolle nach 90 Tagen und Inhalte von Tickets, die als Spam oder privat eingestuft sind, nach 30 Tagen. Das Audit-Protokoll bleibt für die Dauer des Vertrags erhalten.

4. Datenexport

Sie können jederzeit einen vollständigen Datenexport erstellen. Er enthält alle Originaldateien mit ihren Versionen und Prüfsummen, die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format, E-Mails als EML-Dateien, Übersichten im CSV-Format zu Dokumenten, Rechnungen, Lieferanten, Verträgen, Bankumsätzen, Korrespondenz und Tickets sowie alle Datensätze Ihres Unternehmens als Tabellen, zum Beispiel Kundenstamm, Kontakte, Ausgangsrechnungen und Audit-Protokoll. Kennwörter und Zugangsdaten sind aus Sicherheitsgründen nicht enthalten. Die Exportdatei zählt nicht zu Ihrem Speicher und wird 14 Tage nach ihrer Erstellung gelöscht. Den Export können Benutzer mit dem Recht zur Verwaltung der Einstellungen bis zu dreimal täglich erstellen.

Daten, die DokuFetch auf Ihre Weisung an andere Systeme übergeben hat, etwa an DATEV, an Ihr Lexware Office oder an Ihre externe Ablage, bleiben dort nach deren Regeln gespeichert.

5. Bei Vertragsende oder Ende der Testphase

• Nach dem Ende Ihres Vertrags oder einer Testphase ohne Bestellung können Sie mindestens 30 Tage lang lesend auf Ihre Daten zugreifen und sie exportieren.
• 120 Tage nach dem Ende löschen wir alle Daten Ihres Unternehmens unwiderruflich, spätestens 30 Tage später sind sie auch aus den Datensicherungen entfernt.
• Exportieren Sie deshalb rechtzeitig alle Unterlagen, die Sie für Ihre Aufbewahrungspflichten weiter benötigen, und bewahren Sie den Export so auf, dass er während der Frist lesbar und auswertbar bleibt.

6. Was wir selbst aufbewahren

Als Ihr Vertragspartner sind auch wir zur Aufbewahrung verpflichtet. Unsere eigenen Vertrags- und Abrechnungsunterlagen – Firmenangaben, Verträge, Bestellungen mit den Zustimmungsnachweisen, Rechnungen, Lastschriftmandate und Zahlungen – bewahren wir für die gesetzlichen Fristen auf, auch nachdem wir Ihre übrigen Daten gelöscht haben, längstens zehn Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres der Löschung. Einzelheiten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung und in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Stand: 13. Oktober 2026