Einrichtungsservice
Wir richten DokuFetch mit Ihnen ein – Schnellstart oder Komplett-Einrichtung zum Festpreis.
Zum Einrichtungsservice – EinrichtungsserviceProdukt
Alle Funktionen – vom Eingang bis zum Archiv
DokuFetch verbindet Rechnungseingang, Auslesen und Kontierung, Prüfung und Freigaben, Zahlungsabgleich, Postfächer und Korrespondenz, Verträge, Ausgangsrechnungen und die Übergabe an DATEV und Lexware Office in einer Web-Anwendung. Jede Funktion folgt demselben Prinzip: so viel Automatik wie sinnvoll, so viel Kontrolle wie nötig – und jede automatische Aktion steht im Protokoll. Die Bilder auf dieser Seite sind echte Ansichten der Anwendung mit Demodaten.
Rechnungseingang
Alle Eingangsrechnungen landen automatisch in einer Liste – egal ob per E-Mail, aus Postfächern, Portalen, von der Handy-App oder aus Ordnern. Jede Rechnung wird zuerst unverändert gesichert, dann ausgelesen, geprüft und nach Ihren Regeln weitergegeben.
So funktioniert’s
- Rechnung kommt an
- Gesichert und ausgelesen
- Geprüft und eingeordnet
- Freigegeben und übergeben
Rechnungs-E-Mail & Postfächer
Jedes Unternehmen erhält eine eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse. Oder Sie verbinden vorhandene Postfächer (Microsoft 365, Google Workspace, IMAP) – DokuFetch sucht dort nur nach Rechnungen und Belegen und übernimmt sie automatisch.
So funktioniert’s
- Weg wählen
- Ordner und Zeitraum festlegen
- Automatisch übernehmen
- Ablage im Postfach
Lieferantenportale
Rechnungen, die nur im Online-Kundenkonto liegen, holt DokuFetch selbst ab und legt sie in den Rechnungseingang. Zugangsdaten werden nur verschlüsselt gespeichert und gehen nie an eine KI.
So funktioniert’s
- Anbieter suchen
- Zugangsdaten eingeben
- Verbindung prüfen
- Automatisch abholen
Handy-App
Kassenzettel, Rechnungen und Briefe direkt nach dem Einkauf fotografieren. DokuFetch erkennt den Beleg, schneidet ihn gerade zu, prüft die Qualität und legt ihn sicher ab – auch ohne Netz und ohne App-Store.
So funktioniert’s
- App öffnen
- Fotografieren
- Rahmen prüfen
- Fertig
Belegquellen
DokuFetch holt Belege selbst aus Ordnern auf PC oder Mac, vom Scanner-Ordner, von der Synology oder per SFTP, FTPS und WebDAV. Jede Datei wird an ihrem Inhalt erkannt und nie doppelt angelegt.
So funktioniert’s
- Weg wählen
- Geführt einrichten
- Verbindung testen
- Abholen lassen
Auslesen & KI
Jeder Beleg wird zuerst lokal ausgelesen; nur wenn das unsicher ist, hilft – mit Ihrer Einwilligung – eine KI. Aus Ihren Korrekturen lernt DokuFetch je Lieferant, wo die Werte stehen, und braucht die KI immer seltener.
So funktioniert’s
- Lokal lesen
- Angelernte Fundstellen anwenden
- KI bei Bedarf
- Rechnen und prüfen
Rechnungsprüfung
Vor Freigabe, Zahlung und Übergabe prüft DokuFetch jede Rechnung: Dubletten, Rechenwerte, Steuersätze, Pflichtangaben und eine geänderte Bankverbindung. Auffälliges landet mit Begründung bei einer Person – alles andere läuft weiter.
So funktioniert’s
- Auslesen
- Prüfen
- Zuordnen
- Weitergeben
Kontierung
Für jede Eingangsrechnung schlägt DokuFetch ein Aufwandskonto nach Ihrem Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) vor. Am Beleg steht, woher der Vorschlag kommt; was Sie bestätigt haben, ändert DokuFetch nie.
So funktioniert’s
- Ihre Regel
- Lieferant und Verlauf
- Branche und Inhalt
- KI und Standard
E-Rechnung
XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X kommen über dieselben Wege an wie jede andere Rechnung. DokuFetch zeigt sie lesbar an und übernimmt die Daten exakt – ohne KI.
So funktioniert’s
- Empfangen
- Erkennen
- Anzeigen und prüfen
- Freigeben und übergeben
Freigaben
Jede Rechnung landet automatisch bei der richtigen Person – nach Betrag, Lieferant oder Kostenstelle, auch im Vier-Augen-Prinzip. Bereits bezahlte Rechnungen, Lastschriften und Gutschriften brauchen keine Freigabe.
So funktioniert’s
- Regel greift
- Person wird informiert
- Prüfen und entscheiden
- Weiter zur Zahlung
Bankkonten & Zahlungsabgleich
Verbinden Sie Geschäftskonten, Kreditkarten und PayPal: DokuFetch ordnet jede Zahlung der passenden Rechnung zu. Unter „Zu zahlen“ sehen Sie, was zu überweisen ist, was abgebucht wird und was vermutlich schon bezahlt wurde.
So funktioniert’s
- Konten verbinden
- Täglich abrufen
- Sicher zuordnen
- Offenes sehen
Regeln & Automatik
Legen Sie fest, was automatisch passiert: wer ein Schreiben bekommt, welche Freigabe nötig ist, welches Sachkonto gilt. Jede Automatik ist einzeln abschaltbar und steht im Protokoll.
So funktioniert’s
- Vorschlag oder neu
- Bedingung festlegen
- Wirkung prüfen
- Nachvollziehen
Aufgaben & Fristen
Aus Fristen in Dokumenten, aus Verträgen und aus Doppelzahlungen entstehen automatisch Aufgaben – mit zuständiger Person, Fälligkeit und Priorität. Erinnerungen kommen gesammelt statt als Mailflut.
So funktioniert’s
- Frist erkannt
- Aufgabe angelegt
- Erinnert
- Erledigt
Postfächer & Tickets
Gemeinsame Postfächer im Team bearbeiten: links die Mails, rechts die geöffnete Mail. DokuFetch ordnet Info-Mails, Rechnungen und Dringendes selbst ein; Sie weisen zu, antworten und erledigen.
So funktioniert’s
- Postfach verbinden
- Automatisch einordnen
- Bearbeiten
- Erledigen
Korrespondenz
Antworten Sie direkt aus einer Rechnung, einem Dokument oder beim Lieferanten – per E-Mail oder als Brief nach DIN 5008. Empfänger und Bezug sind vorbelegt, alles Gesendete wird unveränderlich abgelegt.
So funktioniert’s
- Antworten wählen
- Text einsetzen
- Prüfen
- Senden und ablegen
Digitale Post & KI-Posteingang
Geschäftspost kommt per Post-Adresse, Upload, Scan oder Handy-App an und wird erkannt, eingeordnet und zugewiesen. Der KI-Posteingang liefert dazu eine Zusammenfassung, „Was ist zu tun?“ und erkannte Fristen.
So funktioniert’s
- Ankommen
- Verstehen
- Zuweisen
- Erledigen und ablegen
Vertragsmanagement
DokuFetch erkennt Verträge aus wiederkehrenden Rechnungen – etwa Mobilfunk je Rufnummer, Strom oder Gas – und liest Laufzeit, Kündigungsfrist und Kosten aus. Sie werden rechtzeitig vor Fristende erinnert.
So funktioniert’s
- Rechnung kommt an
- Vertrag erkannt
- Prüfen und übernehmen
- Erinnert werden
Dokumentenmanagement (DMS)
Rechnungen, Briefe, Verträge und Belege sind per Texterkennung durchsuchbar und nach Ordnern, Akten und Schlagworten geordnet. Originale bleiben unverändert, die Historie zeigt jede Station.
So funktioniert’s
- Eingang sichern
- Erkennen
- Einordnen
- Aufbewahren
Externe Ablage & NAS
DokuFetch legt Dokumente zusätzlich auf Ihrem NAS oder Server ab – per SFTP, FTPS oder WebDAV, mit Ordnern und Dateinamen nach Ihrem Muster. Auf dem Ziel wird nie etwas überschrieben oder gelöscht.
So funktioniert’s
- Speicherziel anlegen
- Verbindung testen
- Ordner und Namen festlegen
- Aktivieren
Ausgangsrechnungen & Kundendatenbank
Schreiben Sie Ihre Rechnungen als E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X oder XRechnung) und versenden Sie sie per E-Mail. Zahlungseingänge werden zugeordnet, Ihre Kunden entstehen automatisch in der Kundendatenbank.
So funktioniert’s
- Kunde und Positionen
- Prüfen
- Festschreiben
- Versenden und verfolgen
Einrichtungs-Assistent
Der Assistent führt Schritt für Schritt durch Firma, Team, Bankkonten, Postfächer, Portale und Buchhaltung. Bis zum Live-Start geht nichts automatisch raus – Prozentbalken zeigen, wie weit DokuFetch Ihr Unternehmen angelernt hat.
So funktioniert’s
- Firma und Team
- Verbinden
- Anlernen
- Wege festlegen und starten
Im Detail
Alle Funktionen nach Bereichen
Jede Funktion hat eine eigene Seite mit Nutzen, Ablauf, Details und Fragen.
Einsammeln
Verstehen
Entscheiden und bezahlen
Kommunizieren und ablegen
Service
Und wenn Sie keine Zeit haben?
Beleg-Service
Unser Team fordert fehlende Rechnungen an, richtet Portale ein und bereitet Rückfragen vor – jeden Monat.
Zum Beleg-Service – Beleg-ServiceSupport
Hilfe per Telefon, E-Mail und Kontaktformular; Premium-Support mit Rückruf am selben Werktag bei Anfragen bis 15 Uhr.
Zum Support – SupportWelche Funktionen brauchen Sie wirklich?
In der Demo zeigen wir in 30 Minuten die Funktionen, die zu Ihren Belegen passen – und welches Paket sie enthält. Die Einrichtung übernehmen wir auf Wunsch zum Festpreis.
Häufige Fragen
Nein. Jedes Paket enthält Rechnungseingang, Dokumente & Post, Aufgaben, Kontierung, Handy-App und den Einrichtungs-Assistenten. Verträge, KI-Posteingang, Korrespondenz, Ausgangsrechnungen, Bankabgleich, gemeinsame Postfächer und die Anbindungen an DATEV, Lexware Office, NAS und API sind je nach Paket enthalten oder einzeln als Modul buchbar. Welche Funktion in welchem Paket steckt, zeigt die Übersicht der Module.
DokuFetch ist eine Web-Anwendung und läuft in jedem aktuellen Browser auf PC, Mac und Tablet; eine Installation ist nicht nötig. Auf dem Handy legen Sie die App ohne App-Store auf den Startbildschirm und fotografieren damit Belege – auch ohne Netz, die Übertragung folgt automatisch. Für Ordner auf PC oder NAS gibt es ein Netzlaufwerk und Belegquellen per SFTP, FTPS oder WebDAV.
Ja. Alle Bilder sind Bildschirmfotos aus DokuFetch – mit Demodaten der erfundenen Muster Handwerk GmbH, nicht mit Kundendaten. Sie zeigen den Funktionsstand der Anwendung, auf den sich die Texte beziehen; die große Ansicht öffnet sich per Klick. Was eine Funktion konkret tut und wo ihre Grenzen liegen, steht jeweils auf der Funktionsseite und im Steckbrief am Seitenende.
Ihre Frage ist nicht dabei? Wir antworten persönlich. Frage stellen