Häufige Fragen zu DokuFetch

DokuFetch ist eine Web-Anwendung der Bavariaphone24 Vertrieb & Service GmbH für Unternehmen in Deutschland, die Rechnungen, Belege und Post automatisch einsammelt, ausliest, prüft und kontiert, Zahlungen mit Rechnungen abgleicht und alles an DATEV oder Lexware Office übergibt. Dazu kommen gemeinsame Postfächer mit Tickets, Korrespondenz, Vertragsmanagement und Ausgangsrechnungen als E-Rechnung. DokuFetch läuft im Browser und als App auf dem Handy; die Server stehen in Deutschland.

Für Selbstständige, kleine Unternehmen und den Mittelstand – etwa Handwerksbetriebe, Dienstleister und Agenturen –, die Belegarbeit nicht mehr von Hand erledigen wollen. Die Pakete reichen von Solo für eine Person bis Complete für 30 Benutzer. Alle Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmen, nicht an Verbraucher. Beispiele je Branche zeigen die Lösungsseiten.

Über die eigene Rechnungs- und Post-Adresse, verbundene Postfächer (Microsoft 365, Google, IMAP), Lieferantenportale, die Handy-App, Belegquellen auf PC, NAS oder Server, Lexware Office, die API und per Upload. Meta-Werbebelege holt DokuFetch über den Link aus der E-Mail. Jede Datei wird zuerst unverändert gesichert; dieselbe Rechnung aus zwei Wegen erkennt die Dublettenprüfung. Mehr unter Rechnungseingang.

Ja. XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X werden exakt aus ihren Daten übernommen – ohne KI – und lesbar angezeigt; die Originaldatei bleibt unverändert. Mit dem Modul Ausgangsrechnungen schreiben Sie eigene E-Rechnungen im Profil EN 16931 oder als XRechnung 3.0, mit Prüfung vor dem Festschreiben. Mehr unter E-Rechnung und im Leitfaden E-Rechnung.

Nein. DokuFetch liest zuerst lokal aus; eine KI hilft nur bei unsicheren Ergebnissen und nur mit Ihrer Einwilligung je KI-Funktion. Übermittelt wird nur geschwärzter Text, und jede Antwort wird gegen den Beleg geprüft. Aus Ihren Prüfungen lernt DokuFetch je Lieferant dazu und braucht die KI dadurch immer seltener. Ohne Einwilligung arbeitet DokuFetch rein lokal.

Ja, mit dem Modul Bankkonten & Zahlungsabgleich: Bankkonten über finAPI und PayPal verbinden, Zahlungen werden den Rechnungen zugeordnet, „Zu zahlen“ zeigt Offenes, Lastschriften und Lücken werden erkannt, private Belege vom Firmenkonto als Rückzahlung geführt. DokuFetch liest nur und überweist nie selbst. Das Modul ist ab Paket Business enthalten; mehr unter Zahlungsabgleich.

Ja. An DATEV gehen Belege per Upload-Mail an DATEV Unternehmen online oder als Buchungsstapel an die Steuerberatung, an Lexware Office als Ausgabenbeleg mit Originaldatei – auch beides zugleich. Standardmäßig erst mit Zahlungsnachweis; was wann wohin ging, zeigt die DATEV-Übermittlung mit Grund je Beleg. Details unter Integrationen.

Ab 39,00 € zzgl. MwSt. je Monat (Paket Solo, Stand Oktober 2026). Die vier Pakete Solo, Team, Business und Complete enthalten unterschiedlich viele Benutzer, Rechnungen und Module; weitere Module, Zusatzpakete und Einrichtung buchen Sie nach Bedarf. Alle Preise sind netto zzgl. MwSt., bei Jahreszahlung sinkt der Paketpreis um 10 %. Alle Beträge mit Stand stehen unter Preise.

30 Tage, mit eigenem Zugang, vollem Funktionsumfang und ohne Zahlungsdaten. Mit dem Einrichtungs-Assistenten zählen die Testtage erst ab dem Live-Start. Monatstarife sind anschließend mit 30 Tagen zum Monatsende kündbar. Wer sich DokuFetch lieber zeigen lässt, bucht eine kostenlose Demo – 30 Minuten persönlich mit unserem Team.

Per SEPA-Lastschrift – Firmen- oder Basislastschrift – oder über PayPal, dort auch mit Kreditkarte. Mit der SEPA-Firmenlastschrift erhalten Sie dauerhaft 2 % Skonto als eigene Zeile auf der Rechnung. Ihre Rechnungen von DokuFetch kommen als E-Rechnung (ZUGFeRD) per E-Mail und lassen sich direkt in Ihre Buchhaltung übernehmen.

Nein. Eingehende Rechnungen und Dokumente werden immer angenommen und unverändert gesichert. Je nach Einstellung wartet die Verarbeitung bis zum nächsten Monat, läuft als Mehrverbrauch weiter – nur mit Ihrer Freigabe und bis zu Ihrem Budget – oder DokuFetch bucht mit Ihrer Einwilligung ein Zusatzpaket. Gespeicherte Dokumente werden nie automatisch gelöscht. Mehr unter Mehrverbrauch.

Nein. DokuFetch liest Ihr Postfach und übernimmt im Modus „Nur Belege“ ausschließlich Rechnungen und Belege. Wenn Sie das Archivieren einschalten, werden erledigte Mails in einen Archivordner Ihres Postfachs verschoben – nie gelöscht. Bei Microsoft 365 und Google melden Sie sich beim Anbieter an; DokuFetch sieht Ihr Passwort nicht.

Die Server stehen in Deutschland. Belege und Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, jedes Unternehmen ist streng von anderen getrennt, Konten sind mit Zwei-Faktor-Anmeldung und Rollen geschützt, und jede Aktion steht im Protokoll. KI liest nur mit Einwilligung und nur geschwärzten Text. Für die Auftragsverarbeitung gibt es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Einzelheiten unter Sicherheit und Datenschutz.

Ja. Der Einrichtungsservice richtet DokuFetch zum Festpreis mit Ihnen ein – Schnellstart ab 149,00 € oder Komplett-Einrichtung, jeweils zzgl. MwSt. und einzeln buchbar, auch ohne Tarif. Mit dem Beleg-Service arbeitet unser Team auch danach jeden Monat für Sie. Zugangsdaten und Einwilligungen geben Sie immer selbst ein.

Nein. DokuFetch läuft im Browser auf PC, Mac und Tablet; die Handy-App legen Sie ohne App-Store auf den Startbildschirm. Für Ordner auf PC oder NAS gibt es ein Netzlaufwerk und Belegquellen per SFTP, FTPS oder WebDAV, für Synology zusätzlich Cloud Sync. Updates spielen wir zentral ein; Sie müssen nichts aktualisieren.

Telefonisch unter 08157 / 999 42 - 10, per E-Mail oder über das Kontaktformular mit Rückrufwunsch zu den Geschäftszeiten. Premium-Support mit Rückruf am selben Werktag bei Anfragen bis 15 Uhr, fester Ansprechperson und 60 Minuten Hilfe je Monat gibt es für 49,00 € je Monat zzgl. MwSt.; im Paket Complete ist er enthalten.