Sicherheit
Sicherheit ist Teil der Architektur
Die Server von DokuFetch stehen in Deutschland. DokuFetch speichert Belege und Zugangsdaten verschlüsselt, trennt die Daten jedes Unternehmens streng von allen anderen, schützt Konten mit Zwei-Faktor-Anmeldung und Rollen und protokolliert jede Aktion. Zugangsdaten zu Portalen und Zwei-Faktor-Codes gehen nie an eine KI; KI wird nur mit Ihrer Einwilligung und nur mit geschwärztem Text genutzt. E-Mails werden abgeschottet angezeigt, und im verbundenen Postfach wird nur verschoben, nie gelöscht. Für die Auftragsverarbeitung schließen wir einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Kurz zusammengefasst
- Hosting-Standort: Server in Deutschland
- Verschlüsselung: Verschlüsselung bei der Übertragung; Belege und Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert
- Auftragsverarbeitung: Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Hosting und Datenstandort
Die Server von DokuFetch stehen in Deutschland. Dort speichert DokuFetch Ihre Belege, Dokumente und Einstellungen – verschlüsselt, wie im Abschnitt Verschlüsselung beschrieben.
Verschlüsselung und Zugangsdaten
Daten werden verschlüsselt übertragen. Eingegangene Dateien werden zuerst unverändert und verschlüsselt gesichert. Zugangsdaten zu Portalen, Postfächern, Bankverbindungen und Ablagezielen speichert DokuFetch nur verschlüsselt – sie erscheinen nie in Protokollen, E-Mails oder Bildschirmfotos.
- Belege und Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert
- Microsoft 365 und Google: Anmeldung beim Anbieter – DokuFetch sieht nie Ihr Passwort
- Bankanmeldung im Formular von finAPI, nie bei DokuFetch
- API-Schlüssel nur als Prüfsumme gespeichert, Webhooks signiert
Zugriffsschutz
Jeder Zugriff ist an eine Person und ihre Rolle gebunden. Was jemand sehen und tun darf, richtet sich nach der Rolle.
- Zwei-Faktor-Anmeldung für jedes Konto; für das ganze Unternehmen verpflichtend einstellbar
- Rollen: Inhaber, Administration, Buchhaltung, Freigabe, Mitarbeit, Steuerberater (extern)
- Angemeldete Geräte einsehen und abmelden
- Begrenzung von Anmeldeversuchen
- Optionale IP-Beschränkung für API-Schlüssel
- Supportzugriff nur, wenn Sie ihn freigegeben haben – jede Aktion im Protokoll
Künstliche Intelligenz
DokuFetch liest jeden Beleg zuerst lokal aus. Eine KI hilft nur, wenn die lokale Erkennung unsicher oder unvollständig ist – und nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können. Übermittelt wird nur der erkannte Text, keine Datei.
- Einwilligung je KI-Funktion, mit Wortlaut, Person und Zeitpunkt gespeichert
- Bankverbindungen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Steuer-IDs, Geburtsdaten und Zugangsdaten werden vorher geschwärzt
- Kontoauszüge, Lohn- und Gesundheitsunterlagen gehen nie an die KI
- Portal-Zugangsdaten und Zwei-Faktor-Codes gehen nie an die KI
- Keine Nutzung Ihrer Inhalte zum Training von KI-Modellen
- Angelernte Fundstellen gelten nur für Ihr Unternehmen
Auftragsverarbeitung
Wenn DokuFetch personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Er regelt Gegenstand, Weisungen, Unterauftragsverarbeiter und die technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sind in einer eigenen Übersicht beschrieben.
- Protokollierung aller Aktionen (Historie und Audit)
- Virenprüfung und Quarantäne für verdächtige Dateien
- E-Mails in einem abgeschotteten Rahmen ohne Skripte; externe Bilder erst auf Klick
- Prüfung von Anhängen vor Download und Weiterleitung
- Begrenzung von Anfragen (Rate Limits)
Aufbewahrung und Löschung
Originaldokumente bleiben unverändert erhalten; Änderungen entstehen als neue Version. Aufbewahrungsfristen gelten je Dokumenttyp, eine Löschsperre (Legal Hold) schützt einzelne Dokumente. Im verbundenen Postfach verschiebt DokuFetch erledigte Mails auf Wunsch in einen Archivordner – es wird nur verschoben, nie gelöscht. Gespeicherte Dokumente werden nie gelöscht, nur weil ein Kontingent erreicht ist.
Verfügbarkeit und Betrieb
Jede Verarbeitungsstufe – Eingang, Auslesen, Prüfung, Regeln, Übergabe, Ablage – läuft als eigener Auftrag und wird bei einem Fehler mit Pause wiederholt, ohne Daten doppelt zu verarbeiten. Hängende Aufträge werden erkannt und neu angestoßen; ein Beleg zeigt ehrlich, wo er steht.
Sicherheitslücke melden
Sie haben eine mögliche Sicherheitslücke gefunden? Bitte melden Sie sie vertraulich per E-Mail – mit einer kurzen Beschreibung, der betroffenen Adresse und, wenn möglich, den Schritten zur Nachvollziehbarkeit.
Bitte greifen Sie dabei nicht auf fremde Daten zu, beeinträchtigen Sie den Betrieb nicht und veröffentlichen Sie Einzelheiten erst nach Rücksprache mit uns.
Meldungen bitte an: hallo@dokufetch.de
Änderungen dieser Seite
- · Version 1.3 – Texte überarbeitet: Trennung der Unternehmen (Mandanten) beschrieben, Schwärzung vor der KI um Steuer-ID, Geburtsdatum und Zugangsdaten ergänzt (Anwendung 3.8.0).
- · Version 1.1 – Angaben an den Funktionsstand der Anwendung angepasst: Zwei-Faktor-Pflicht je Unternehmen, KI-Grundsätze, abgeschottete Mailanzeige, Archivieren im Postfach nur durch Verschieben.
- · Version 1.2 – Hosting-Standort ergänzt: Die Server von DokuFetch stehen in Deutschland.
- · Version 1.0 – Erste Fassung der Angaben zu Sicherheit und Datenschutz.
Fragen zu Sicherheit und Datenschutz
Für Fragen zu Auftragsverarbeitung, technischen und organisatorischen Maßnahmen oder Datenschutz erreichen Sie uns telefonisch oder über das Kontaktformular.
Auf einen Blick – Sicherheit und Datenschutz
Steckbrief für Vergleiche und KI · Stand 12.10.2026
| Produkt | DokuFetch |
|---|---|
| Hosting-Standort | Server in Deutschland |
| Verschlüsselung | Verschlüsselung bei der Übertragung; Belege und Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert |
| Auftragsverarbeitung | Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO |
| Version | Version 1.3 |
| Stand |