Alle Geschäftsdokumente zentral, auffindbar und nachvollziehbar

DokuFetch ist ein Dokumentenmanagement für die Geschäftsdokumente kleiner und mittlerer Unternehmen: Rechnungen, Post, Verträge und Belege mit Volltextsuche, Akten, Dokumenttypen, Versionen, Aufbewahrungsfristen, Löschsperre und Historie. Für technische Zeichnungen, Produktionsunterlagen oder Personalakten mit eigenen Freigabeprozessen ist es nicht gedacht. Wie Sie ein DMS einführen, beschreibt der DMS-Leitfaden.

Nein. Jede eingehende Datei wird zuerst unverändert und verschlüsselt gesichert. Seiten ordnen, drehen, teilen oder ein Zusatzblatt anhängen erzeugt eine neue Version; Version 1 bleibt immer erhalten. Rechnungen bleiben als Beleg unveränderlich – erlaubt ist nur das Anhängen, kein Ersetzen. Jede Änderung steht mit Person und Zeitpunkt in der Historie des Dokuments.

Das hängt vom Paket ab: Solo enthält 10 GB, Team 25 GB, Business 100 GB und Complete 250 GB. Mehr Speicher buchen Sie als Zusatzpaket mit je 10 GB. Ist der Speicher voll, löscht DokuFetch nie etwas automatisch; Sie erhalten rechtzeitig einen Hinweis und entscheiden, ob Sie Speicher hinzubuchen.

DokuFetch unterstützt bei einer GoBD-konformen Ablage: Originale bleiben unverändert, jede Änderung entsteht als Version, Aufbewahrungsfristen gelten je Dokumenttyp, und die Historie dokumentiert jeden Schritt. Ob Ihre Buchführung insgesamt ordnungsgemäß ist, hängt aber vom ganzen Verfahren ab – Software, Organisation und Verfahrensdokumentation. Eine amtliche Zertifizierung von Software gibt es nicht. Mehr im Ratgeber GoBD-konforme Archivierung.