Der Vergleich
| Schritt | Manuell | Automatisiert mit DokuFetch |
|---|---|---|
| Eingang | E-Mails, Portale und Papier einzeln durchsehen | Rechnungs-E-Mail, Upload und Portalabruf in einem Posteingang |
| Erfassung | Daten abtippen | E-Rechnungen aus strukturierten Daten, Scans per KI-Auslesung |
| Prüfung | Summen, Steuer und Bankverbindung von Hand prüfen | Automatische Prüfung inklusive Dubletten- und IBAN-Warnung |
| Freigabe | Weiterleiten per E-Mail, Rückfragen per Telefon | Freigaberegeln mit Vertretung und Protokoll |
| Ablage | Ordner und Laufwerke, unterschiedliche Dateinamen | Unveränderte Originalablage mit Suche; optional zusätzlich auf dem NAS |
| Übergabe | Belege einzeln an Buchhaltung oder Kanzlei | Übergabe an Lexware Office oder DATEV mit Protokoll |
Wann sich Automatisierung lohnt
Je mehr Rechnungen und Portale, je mehr Personen an Prüfung und Freigabe beteiligt sind, desto größer ist der Aufwand der manuellen Bearbeitung. Wie viel Zeit Sie sparen können, rechnen Sie mit Ihren eigenen Annahmen im Zeitersparnis-Rechner aus.
Was manuell bleibt
Entscheidungen über Freigaben, Rückfragen bei Abweichungen und die Prüfung unsicherer Ergebnisse bleiben bei Ihrem Team – die Software sorgt dafür, dass diese Fälle sichtbar werden.