Posteingangsregeln
„Wenn Absender oder Text enthält …, dann zuweisen, ablegen, verschlagworten, Aufgabe anlegen“ – mit Vorschau „würde passen“.
Funktion · Regeln & Automatik
Regeln, die Ihnen Arbeit abnehmen – und jederzeit nachvollziehbar bleiben
Mit Regeln legen Sie in DokuFetch fest, was automatisch passiert: wer ein Schreiben bekommt, welche Freigabe nötig ist, welches Sachkonto gilt, welche Abbuchung keinen Beleg braucht, ob eine Rechnung erst mit Zahlungsnachweis an die Buchhaltung geht und welche E-Mails erledigt sind. Jede Automatik hat eine Empfehlung, ist einzeln abschaltbar und steht im Protokoll; Angaben, die jemand von Hand gesetzt hat, überschreibt keine Regel. Regeln sind in jedem Paket enthalten.
Ihr Nutzen
In eigenen Worten
Mit dem KI-Posteingang formulieren Sie Regeln wie „Schreiben zur Lohnabrechnung der Mitarbeiter“.
Zum KI-Posteingang – In eigenen WortenFreigaberegeln
Betrag, Lieferant, Kostenstelle – mit Vier-Augen-Prinzip und Vertretung.
Zu den Freigaben – FreigaberegelnKontierungsregeln
Lieferant, Stichwort oder Betrag → Sachkonto und Kostenstelle.
Zur Kontierung – KontierungsregelnBank-Regeln
Miete, Leasing oder Darlehen ohne Rechnung? Eine Regel sagt DokuFetch, dass dafür kein Beleg nötig ist.
E-Mail-Regeln
Newsletter immer archivieren, Absender künftig automatisch erledigen – als Vorschlag, wenn Sie es dreimal von Hand getan haben.
So funktioniert’s
So entsteht eine Regel
Vorschlag oder neu
Viele Regeln schlägt DokuFetch selbst vor – mit Empfehlung und Vorauswahl.
Bedingung festlegen
Absender, Text, Betrag, Lieferant, Dokumenttyp oder Eingangsweg.
Wirkung prüfen
Die Vorschau zeigt, welche Belege passen würden; auf Wunsch auch auf vorhandene anwenden.
Nachvollziehen
Jede automatische Aktion steht im Protokoll und lässt sich zurücknehmen.
Im Detail
Sicher automatisieren
- Eine Regel überschreibt nie Angaben, die jemand von Hand gesetzt hat.
- Jede Regel wirkt je Dokument einmal; die Reihenfolge bestimmen Sie.
- Belege mit Handlungsbedarf (zahlen, Frist, Kündigung) schließt eine KI-Regel nicht selbst, sondern schlägt „erledigt“ nur vor.
- Alle Automatiken finden Sie an einer Stelle unter Einstellungen › Module & Funktionen.
Regeln gemeinsam aufsetzen
Wir übernehmen die Regeln für Post, Freigaben, Kontierung und Bank aus Ihren bisherigen Abläufen – in der Komplett-Einrichtung zum Festpreis.
Häufige Fragen
Nein. Regeln legen Sie über Formulare an: Bedingung wählen, Wirkung wählen, speichern. Viele Regeln schlägt DokuFetch selbst vor, etwa wenn Sie dreimal dasselbe Konto für einen Lieferanten gewählt haben. Mit dem KI-Posteingang beschreiben Sie Regeln für Post in eigenen Worten. Jede Regel zeigt, wie oft sie gegriffen hat.
Regeln überschreiben nie Angaben, die jemand von Hand gesetzt oder bestätigt hat. Jede automatische Aktion steht mit Regel und Zeitpunkt im Protokoll, Regeln lassen sich pausieren, und nach einer Regeländerung prüft DokuFetch betroffene Belege neu, statt still zu ändern. Bereits an DATEV oder Lexware Office übergebene Rechnungen bleiben unverändert.
Regeln für Post, Freigaben, Kontierung, Bank und E-Mails gibt es in jedem Paket, auch in Solo. Regeln in eigenen Worten brauchen den KI-Posteingang, der ab Paket Team enthalten und einzeln buchbar ist. Die Grundsätze – etwa „Lastschrift ohne Freigabe“ oder „nur mit Zahlungsnachweis an die Buchhaltung“ – stellen Sie im Einrichtungs-Assistenten oder unter Einstellungen › Automatisierung ein.
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Auf einen Blick – Regeln & Automatik
Steckbrief für Vergleiche und KI · Stand 13.10.2026
| Produkt | DokuFetch |
|---|---|
| Funktion | Regeln & Automatik |
| Modul | Regeln in jedem Paket; Regeln in eigenen Worten mit dem KI-Posteingang |
| Schnittstellen | Dokumente & Post, Freigaben, Kontierung, Bankabgleich, Postfächer, Ablage, Webhooks |
| Hosting-Standort | Server in Deutschland |
| Preis | ab 39,00 € zzgl. MwSt. (Paket Solo, je Monat) |
| Testzeitraum | 30 Tage kostenlos, voller Funktionsumfang, ohne Zahlungsdaten |
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