Was muss bei einer E-Rechnung aufbewahrt werden?
Aufzubewahren ist die E-Rechnung in dem Format, in dem sie empfangen wurde – bei XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD die Datei mit dem eingebetteten Datensatz. Nach den im Juli 2025 geänderten GoBD genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Den Bildteil (z. B. die PDF-Ansicht) müssen Sie zusätzlich aufbewahren, wenn er weitere steuerlich bedeutsame Informationen enthält, die im Datensatz fehlen.
Ein Ausdruck auf Papier ersetzt die elektronische Aufbewahrung nicht.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Welche Anforderungen gelten für das Archiv?
- Unveränderbarkeit: Die Originaldatei darf nicht verändert werden; Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Die Finanzverwaltung kann im Rahmen einer Prüfung auf die Daten zugreifen.
- Vollständigkeit und Ordnung: Jede Rechnung ist auffindbar und dem Buchungsvorgang zuzuordnen.
- Verfahrensdokumentation: Beschreiben Sie, wie Rechnungen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden.
So sieht ein durchgängiger Ablauf aus
Am einfachsten ist ein durchgängiger Ablauf: Die E-Rechnung geht an eine zentrale Adresse, wird gelesen und geprüft, freigegeben, an die Buchhaltung übergeben und mit ihrer Originaldatei archiviert. DokuFetch bewahrt Originaldateien unverändert auf und hält jeden Schritt im Protokoll fest – siehe Dokumentenmanagement.