Warum Vertragsmanagement?
Verträge mit Lieferanten, Dienstleistern, Vermietern oder Versicherern verlängern sich oft automatisch, wenn sie nicht fristgerecht gekündigt werden. Ohne Überblick fallen solche Fristen auf, wenn es zu spät ist – mit Kosten, die vermeidbar gewesen wären.
Welche Angaben gehören zu jedem Vertrag?
- Vertragsparteien und Vertragsnummer
- Beginn, Laufzeit und Kündigungsfrist
- Automatische Verlängerung und deren Dauer
- Kosten, Zahlungsintervall und Preisanpassungen
- Pflichten, z. B. Meldungen oder Nachweise
- Zuständige Person und Vertretung
Wie berechnen Sie Kündigungsfristen richtig?
Maßgeblich ist, bis wann die Kündigung beim Vertragspartner zugehen muss. Planen Sie Vorlauf für Entscheidung und Versand ein und prüfen Sie, welche Form der Vertrag für die Kündigung verlangt – etwa Textform oder Schriftform.
Eine Erinnerungsstaffel – zum Beispiel drei Monate, einen Monat und eine Woche vor Fristende – stellt sicher, dass die Entscheidung rechtzeitig fällt.
Wie läuft Vertragsmanagement in der Praxis ab?
- Bestehende Verträge sammeln und digital erfassen.
- Eckdaten auslesen und prüfen.
- Zuständige festlegen und Erinnerungen einrichten.
- Vor Fristende entscheiden: verlängern, nachverhandeln oder kündigen.
- Kündigung dokumentieren und den Vertrag aktualisieren.
DokuFetch erkennt Verträge oft schon aus wiederkehrenden Rechnungen – je Rufnummer, Zähler oder Kundenkonto –, liest Laufzeit und Kündigungsfrist aus, legt vor dem Kündigungsfenster eine Aufgabe an und nennt auf der Kündigungsseite die verlangte Form – mehr unter Vertragsmanagement.