Welche drei Signaturstufen unterscheidet eIDAS?
- Einfache elektronische Signatur (EES): Daten in elektronischer Form, die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet – etwa ein Klick mit protokollierter Bestätigung.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, wird mit Mitteln unter seiner alleinigen Kontrolle erstellt und macht spätere Änderungen erkennbar.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): eine FES mit qualifiziertem Zertifikat, erstellt mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit. Sie hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Welche Signatur genügt für welche Form?
Viele Verträge im Geschäftsverkehr sind formfrei. Dort genügt rechtlich bereits eine einfache Signatur; je höher die Stufe, desto stärker ist jedoch der Nachweis, wer wann was unterschrieben hat. Ein Audit-Protokoll mit Zeitpunkten, Bestätigungen und Prüfsumme des Dokuments erhöht den Beweiswert auch bei einfachen Signaturen.
Verlangt das Gesetz die Schriftform, kann sie durch die elektronische Form ersetzt werden – dafür ist eine QES nötig (§ 126a BGB). Für die Textform genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Erklärenden nennt (§ 126b BGB).
Wo ist die elektronische Form ausgeschlossen?
Für einige Erklärungen schließt das Gesetz die elektronische Form aus, zum Beispiel für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB) und die Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB). Hier bleibt die eigenhändige Unterschrift auf Papier erforderlich. Prüfen Sie im Zweifel die Formvorschrift oder lassen Sie sich rechtlich beraten.
Wie läuft eine elektronische Signatur in der Praxis ab?
Ein guter Ablauf legt Unterzeichner, Reihenfolge, Felder und Fristen fest, erinnert automatisch und archiviert das unterschriebene Dokument mit Abschlussprotokoll. Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen erstellen Sie über einen Vertrauensdiensteanbieter. Eine eigene Signaturfunktion bietet DokuFetch nicht an; das unterschriebene Dokument legen Sie mit Fristen im Vertragsmanagement ab.